Переход на электронные книжки
Формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, то есть вести электронные трудовые книжки, все работодатели должны с января 2020 года. Исключений и специальных условий для предпринимателей и субъектов малого предпринимательства нет. Отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу трудовых книжек на бумаге также нельзя. Основание – статья 66.1 ТК.
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируйте на всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам. Неважно, полный рабочий день или нет трудится сотрудник. Формируйте сведения и на тех, кто находится в отпусках за свой счет, по беременности и родам либо уходу за ребенком до трех лет, так как в этот период с работником действует трудовой договор.
Ситуация: нужно ли вести электронные трудовые книжки на совместителей?
Да, нужно.
Формируйте сведения о трудовой деятельности в электронном виде как на внутренних, так и на внешних совместителей. В статье 66.1 ТК нет исключений для совместителей.
Совместители работают по трудовым договорам, а сведения о трудовой деятельности в электронном виде надо формировать на всех сотрудников, которые работают по трудовым контрактам. Бумажную трудовую книжку по таким работникам заполнять необязательно – это делают только по желанию самого сотрудника. Но для электронных трудовых книжек таких оговорок в статье 66.1 ТК нет.
Уведомление и заявления для перехода
Все работодатели должны не позднее 30 июня 2020 года уведомить каждого сотрудника об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Одновременно с этим нужно сообщить работнику о его праве выбрать, каким способом работодатель должен будет вести трудовую книжку. Уведомить каждого сотрудника надо в письменной форме. У работника есть время до 31 декабря 2020 года включительно, чтобы решить, как работодатель будет вести его трудовую книжку.
Сотруднику в срок с 1 июля по 31 декабря 2020 года включительно нужно выбрать, должен ли работодатель продолжать вести его трудовую книжку на бумаге или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявлений либо о ведении бумажной трудовой книжки, либо о переходе на электронные трудовые книжки. При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в Трудовом кодексе не предусмотрена.
Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.
Дополнительно работодатель должен при необходимости принять или изменить локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры. Речь идет о документах, в которых работодатель отражал или планирует прописать вопросы ведения и хранения трудовых книжек, а также формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если необходимости в таких дополнениях и изменениях нет, работодатель не обязан их утверждать. Это следует из части 1 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Если сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, нужно одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме продолжать вести его трудовую книжку на бумаге. Работник вправе в любой момент передумать и подать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку. Об этом сказано в части 2 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Сотрудники, у которых не будет возможности подать работодателю до 31 декабря 2020 года включительно одно из заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, вправе сделать это в любое время. Достаточно подать письменное заявление по основному месту работу или при трудоустройстве. Например, если сотрудник:
- не исполнял свои трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы (период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы);
- имеет страховой страж, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоял в трудовых отношениях и не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Тем, кто начнет впервые работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки надо будет оформлять только в электронном виде. Возможности выбрать способ ведения трудовой книжки у них нет: никаких уведомлений и заявлений оформлять не надо. Об этом сказано в части 8 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Электронные трудовые книжки
Сведения о трудовой деятельности ведите в электронном виде в своей учетной программе. С 1 января 2020 года проверьте, чтобы разработчик обновил программное обеспечение. Данные требования установлены в части 1 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Сотрудник может в любой момент получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Выписку со сведениями о трудовой деятельности нужно выдать работнику по форме, утвержденной ПФР (ч. 9 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Форма пока не утверждена, проект бланка есть на сайте ПФР.
Представить сведения надо в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Выдать сведения надо в форме, которую работник указал в заявлении – на бумаге или в форме электронного документа. Если работник увольняется, то выписку надо предоставить в день увольнения. Когда уволенный не может или не хочет получить сведения лично, работодатель должен будет направить их заказным письмом с уведомлением. Об этом сказано в части 6 статьи 84.1 ТК.
Если сотрудник обнаружит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, которые передали в ПФР, по письменному заявлению сотрудника исправьте или дополните сведения и представьте их в фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК). Форма заявления законом не установлена, сотрудник вправе подать его в произвольной форме или на бланке, разработанном работодателем.
Бумажные трудовые книжки
Когда работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, документ ему нужно выдать. При выдаче трудовой книжки внесите в нее запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. С момента выдачи трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Подать заявление об отказе от трудовой книжки на бумаге сотрудник может досрочно, не дожидаясь 1 июля 2020 года. Но работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки на бумаге до 30 июня 2020 года включительно, пока не наступит официальный срок начала подачи заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки.
Срок выдачи трудовой книжки в ТК не установлен. Чтобы исключить споры, выдавать трудовую книжку безопаснее в течение 3 рабочих дней с момента, когда получили заявление сотрудника. Это следует из части 3 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Сотрудник при заключении трудового договора обязан предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и внести записи в трудовую книжку. Такой порядок предусмотрен частями 3–4 статьи 66.1 ТК. Сведения работник может получить:
- у работодателя по последнему месту работы;
- в МФЦ;
- в отделении ПФР;
- через портал госуслуг.
Трудовые книжки до их выдачи сотрудникам продолжайте вести на всех по общим правилам. Правила ведения трудовых книжек на бумаге не изменились.
Отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД
Работодатели в 2020 году должны сдавать в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Предоставлять сведения надо ежемесячно в срок не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Сведения надо подавать не по всем работникам, а только если в течение месяца сотрудник:
- принят на работу;
- уволился;
- поменял должность;
- написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или выборе ЭТК.
Если хотя бы одно из этих событий произошло, нужно сформировать на сотрудника СЗВ-ТД и сдавать форму в ПФР. Когда впервые предоставляете сведения о работнике, одновременно подайте сведения о его трудовой деятельности у вас по состоянию на 1 января 2020 года.
Когда в течение месяца никаких увольнений, приемов на работу, перемещений и заявлений не было, отчитываться в ПФР не надо. Но по сотрудникам, в отношении которых в течение 2020 года не было приемов на работу, перемещений, заявлений и увольнений, нужно будет по окончании года подать сведения о трудовой деятельности у вас по состоянию на 1 января 2020 года (п. 2.4–2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Срок – не позднее 15 февраля 2021 года.
Совет: первый СЗВ-ТД безопаснее сдать не позднее 14 февраля.
Срок сдачи первого отчета по СЗВ-ТД в 2020 году — 15 февраля выпадает на субботу. В Законе № 27-ФЗ нет правил о переносе срока сдачи на ближайший рабочий день и официальные разъяснения отсутствуют. Чтобы исключить споры, рекомендуем не откладывать отправку до последнего дня и сдать отчет не позднее 14 февраля.
В 2021 году действуют свои сроки сдачи СЗВ-ТД. Так предусмотрено пунктом 2.5 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Как сдавать отчет в 2021 году, смотрите в таблице ниже.
Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2021 году
| Основание | Срок сдачи |
| Физлицо приняли на работу или уволили | Не позднее следующего рабочего дня |
| Сотрудник в течение месяца был переведен на другую постоянную работу, подал заявление о бумажной либо электронной трудовой книжке | Не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным месяцем |
Ответственность за нарушения
Работодатель обязан возместить не полученный заработок во всех случаях, когда работника незаконно лишили возможности трудиться. Один из таких случаев — сотруднику с задержкой выдали трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности, внесли неправильную или не соответствующую ТК формулировку причин увольнения в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Об этом сказано в статье 234 ТК.
За неведение бумажной или электронной трудовой книжки, при потере бумажной книжки или отказе выдавать книжку на бумаге либо выписку из сведений в электронном виде предусмотрена административная ответственность. За первое нарушение штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для организаций это штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.
