В последнее время много говорят о переходе на электронные трудовые книжки. Предусмотрен СЗВ-ТД – отчёт, составляемый по новой форме. Федеральные законы № 436-ФЗ, № 439-ФЗ, начнут действовать с 1 января будущего года.
Зачем нужна электронная трудовая книжка?
Нередко обращение в ПФР оборачивается прохождениями всех кругов ада. Может выясниться, что каким-то недобросовестным работодателем в трудовую книжку внесены не те данные. В итоге приходится неоднократно отсылать массу запросов о прежнем месте работы.
Там сетуют, например, на невозможность предоставления достоверных сведений вследствие утраты части архивных документов в результате произошедшего прорыва трубы.
Что мы имеем? Необходимость подачи обращений в различные инстанции, в которых, возможно работают неквалифицированные сотрудники, получившие диплом за деньги родителей. Они смогут вам помочь?
Вот почему в Российской Федерации совершенствуется высокотехнологичная система, безошибочно предоставляющая информацию о стаже. Это и есть электронные трудовые книжки (ЭТК). Закон о них принят 3 декабря этого года в третьем чтении.
Данные о трудовой деятельности
Ввести нововведения не так просто. Безусловно, понадобятся поправки. Придётся подкорректировать КоАП, ТК, федеральные законы, изменить понятие граждан о так называемой трудовой книжке. Вскоре речь будет идти о сведениях о трудовой деятельности (новая редакция статьи 66.1 ТК РФ).
Технические возможности ЭТК позволяют регистрирование изменений в трудовых отношениях каждого человека после наступления 2020 года. Это касается:
- увольнения;
- приёма на работу;
- перевода;
- обучения во время осуществления профессиональной деятельности;
- работы по совместительству;
- других вещей.
Ранее подобные сведения могли быть зафиксированы в трудовой книжке исключительно по просьбе работника.
Миссия по сбору и передаче информации в пенсионные фонды будет возложена непосредственно на организации. Каждое место работы (с 01.01.2020) зафиксируют на индивидуальном счёте в Пенсионном фонде. Получить необходимые сведения человек сможет, зайдя в свой личный кабинет на сайте ПФР либо посетив портал «Госуслуги».
Достоинства ЭТК:
- степень надёжности хранения данных, обеспечиваемая гарантиями ПФР;
- обеспечение возможности доступа к необходимой информации посредством задействования функциональной системы;
- предоставление сведений о работе, выполненной дистанционно.
Что будет с обычными трудовыми книжками?
Устроившимся на работу до конца 2020 года не запрещается сохранение бумажной трудовой книжки, но и предоставляется возможность перейти на электронную. Учтены случаи, когда работник будет временно нетрудоспособен или находиться в длительном отпуске. Тогда регламент позволяет определиться с трудовой до 2021 года.
Когда выбрана обычна трудовая книжка, в обязанности работодателя входит внесение всех сведений о трудовой деятельности нанимаемого и передача их в ПФР. Между тем каждый сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной трудовой. Если же он изначально выбрал электронный вариант, то к старой форме вернуться уже не получится.
Лица, заключившие первый трудовой договор после 31.12.2020 года, не будут иметь права на обладание бумажной трудовой книжкой.
Способы получения информации о своей трудовой деятельности:
- Работодатель предоставляет сведения по последнему месту работы. Когда у сотрудника нет обычной трудовой книжки, в обязанности работодателя входит выдача заверенных данных о трудовой деятельности (бумажный, электронный способ предоставления). Срок определяется датой прекращения трудового договора, тремя рабочими днями после подачи соответствующего заявления. В случае неприхода сотрудника в день увольнения ему надлежит отправить уведомление (работнику заказным письмом).
- Пенсионный фонд. Информация выдаётся как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Предусмотрена усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Портал «Госуслуги», МФЦ. В последнем случае данные отражаются только на бумаге. Тем, кто более продвинутый и предпочитает электронный вид, надо выбирать «Госуслуги». Разработкой форм для выдачи сведений о трудовой деятельности граждан занимались представители Министерства труда.
СЗВ-ТД – форма отчётности, обеспечивающая повышенную надёжность
Регулярному получению ПФР новых сведений о стаже будет способствовать форма СЗВ-ТД. Её планируется заполнять на всех работников, трудоустроенных официально. В обязательном порядке предусмотрено фиксирование кадровых изменений, отражение данных относительно заявления о формате трудовой книжки.
В так называемом бумажном варианте этот счёт обяжут создавать компании, где зарегистрировано не больше 25 сотрудников. Остальным же предоставляется привилегия подачи сведений в электронном виде. Причём гарантом надёжности служит усиленная квалифицированная электронная подпись.
Составлять новый отчёт работодателей обяжут с первого января. Порядок сдачи не изменится. То есть с 15 числа каждого месяца (как у СЗВ-М).
Сейчас дата сдачи первого отчёта за январь определена 17 февраля двадцатого года.
Если сведения о сотруднике заносятся в первый раз, то работодателем отмечается последняя запись из трудовой книжки (01.01.2020).
Компаниям, коим свойственна так называемая большая текучка кадров, в двадцать первом году следует приготовиться к ежедневной сдаче СЗВ-ТД.
Заполнение СЗВ-ТД
Заполнять бланки можно от руки, воспользовавшись компьютером. В первом случае помарки и исправления не принимаются. Второй вариант исключает красный и зелёный цвета.
Созданный документ подлежит заверению подписью руководителя либо иного ответственного лица. Необходимо наличие печати организации. Работодатель, юридическим лицом не являющийся, обязан заверять документы собственной подписью.
В обязанность вменяется предоставление сведений о работниках, страхователях, данных о трудовой деятельности сотрудников. Так называемая нулевая форма недопустима.
Теперь более конкретно относительно первой таблицы формы СЗВ-ТД. Номера указываются в порядке возрастания, не повторяются.
Если говорить о значениях в датах, то имеются в виду число, месяц, год.
Подраздел «Основание» – формат ДД ММ ГГГГ.
Когда предусмотрено ежемесячное предоставление формы, то всё сводится к отчётному периоду. Поле «Отчётный период».
Реквизиты работодателей
Выбирается графа «Регистрационный номер ПФР». Здесь следует указать данный страхователю при регистрации номер, состоящий из 12 цифр.
Потом «Наименование организации». Записывается название компании. В случае с ИП должны быть указаны имя, отчество, фамилия.
Переходим к «ИНН». Тут прописываем ИНН работодателя. Если это организация – то 10 символов. Физическое лицо – 12 символов.
«КПП» – 9 цифр либо вовсе отсутствуют сведения.
Данные о работнике
Прописываются фамилия, имя, отчество. Язык заполнения – русский (именительный падеж).
Обязательное введение номера СНИЛС. Обязательно надо позаботиться о том, чтобы сведения о сотрудниках совпадали с указанными в формате АДИ-РЕГ, страховом свидетельстве.
Информация о подаваемом заявлении
Предполагается указание:
- даты составления заявления;
- способа ведения трудовой книжки.
Когда возникла надобность корректировки даты заявления (зарегистрированного), предоставляется форма СЗВ-ТД с указанием в соответствующей строке даты подачи документа.
Отмена ранее поданной информации осуществляется посредством указания ранее указанной даты в графе «Признак отмены».
Внимание! Выбор предпочтительной формы трудовой книжки – основание для подачи СЗВ-ТД.
Отчётный период
Данную графу необходимо заполнять при ежемесячном предоставлении.
- номер месяца – формат ММ;
- год – формат ГГГГ (отчётный месяц 2020 года).
Трудовая деятельность работника
Графа «Дата» – указывается число кадрового мероприятия (формат ДД.ММ.ГГГГ). Ещё одно поле служит для указания вида кадрового мероприятия.
| Код | Обозначение мероприятия | Что означает формулировка |
| 1 | Приём | Человека принимают на работу |
| 2 | Перевод | Сотрудник переводится в иную организацию, на другую должность |
| 3 | Переименование | Функции страхователя стало выполнять другое лицо |
| 4 | Установление или присвоение | Изменение квалификации работника. Имеются в виду получение иной профессии, специальности, повышение квалификации, разряда и т. д. |
| 5 | Увольнение | Уход с места работы |
| 6 | Запрет на занимание определённых должностей | Запрет на право занятия определённых должностей. Основанием для такого решения является приговор суда |
«Наименование»
Заполняется в штатном порядке.
«Трудовая функция»
Предусмотрено заполнение по штатному расписанию графы с указанием квалификации, вида выполняемой работы, подразделения. Правда, для некоторых должностей предусмотрены исключения. В данном случае пользуются квалификационными справочниками.
«Код выполняемой функции» (может не присутствовать)
Предусмотрено заполнение с 01.01.21 года на основе семизначного цифробуквенного кода. Выглядит он так: XX.XXX-X-X
Первые пять знаков цифровые. Это код профессиональной деятельности. Два последних цифробуквенных знака – уровень квалификации.
Как оформляется увольнение?
В соответствующей графе указываются причины увольнения сотрудника. Причём подробно. Приводятся соответствующие статьи Трудового кодекса, иные пункты.
В поле «Наименование документа» указывают его вид:
- решение работодателя;
- распоряжение;
- приказ.
Проставляются номер приказа. Указывается, когда он издан. Знак «№» не ставится. Формат – ДД.ММ.ГГГГ.
За время работы организация может быть переименована. Эта информация тоже должна быть указана в соответствующих графах с указаниями подробностей.
Предусмотрен процесс отмены записи о трудовой деятельности, когда речь идёт о зарегистрированном лице. В этом случае страхователем предоставляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с правилами.
Ответственность, предусмотренная за несоблюдение СЗВ-ТД
Если по форме СЗВ-ТД данные не предоставлены, или присутствуют ошибки, то об этом сотрудниками ПФР будет сообщено в трудовую инспекцию. Неоднократные нарушения влекут за собой:
- внеплановые проверки;
- предупреждения отдельным должностным лицам.
Действия работодателей при переходе на электронные трудовые книжки:
- подготовка, принятие либо изменение локальных нормативных катов, внесение изменений в колдоговоры и соглашения;
- забота о том, чтобы ответственные сотрудники могли работать с электронными системами отчётности, своевременно уведомлять коллектив предприятия об изменениях;
- письменное извещение работников (до 01.07.2020) о праве выбора бумажной трудовой книжки или электронной.