Выбор документа, каким делегировать право подписывать документацию другому лицу, зависит от того, для каких целей и кому руководитель передает право подписи.
Приказ. Оформите приказ о передаче права подписи, если круг лиц и действия уполномоченного сотрудника ограничены рамками компании. Это следует из части 6 статьи 20 ТК. Воспользуйтесь нашим образцом или составьте свой.
Доверенность. Этот документ понадобится в двух случаях. Во-первых, если руководитель передает полномочия не сотруднику компании. Во-вторых, когда сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. К примеру, представителям контрагентов или банка будет недостаточно приказа компании. Воспользуйтесь нашим образцом доверенности или составьте свою.
Без приказа или доверенности от имени общества вправе действовать, в том числе представлять его интересы и совершать сделки, только руководитель организации. Данные о нем содержатся в ЕГРЮЛ. Передать эти полномочия можно только по доверенности.
Приведем пример. Руководитель организации во время своего отсутствия может назначить исполнять его обязанности с правом подписи документов другого сотрудника. Все внутренние распоряжения внутри компании этот человек вправе подписывать на основании приказа. Для подписания хозяйственных договоров дополнительно к приказу оформите и доверенность.
ТопБухгалтер советует: для большинства первичных документов нет запрета, чтобы их подписывали лица на основании приказов. Но в некоторых случаях правила требуют, чтобы оформили доверенность.
Доверенность обязательна:
- для приемки товаров вне склада покупателя (п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5);
- подписи счета-фактуры по сделке от имени предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК).
Таким образом, в каждом отдельном случае проверяйте нормы законов, чтобы понять, нет ли запрета на подпись накладной, акта, заявления от имени руководителя без доверенности. Кроме собственных внутренних правил, учитывайте правила контрагентов, которые в таких случаях могут требовать доверенность. Учитывая позицию Минфина в письме от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227, первичные документы по хозяйственным сделкам также безопаснее подписывать на основании доверенности.
