Отражение отпускных необходимо производить в 1 и 2 разделах расчета 6-НДФЛ в зависимости от дня их выплаты. При выплате отпускных за декабрь следует компенсировать неиспользованный отпуск, оформить отзыв из отпуска, выполнить перерасчет и доплатить отпускные или перечислить их до месяца ухода сотрудника в отпуск. Все правила отражения отпускных в 6-НДФЛ описаны в рекомендации.
Определение даты дохода
День выплаты отпускных признается датой получения дохода. Произвести перечисление НДФЛ в бюджет нужно включительно до последнего дня месяца, в котором была осуществлена выплата отпускных (первый подпункт первого пункта 223-ой статьи, второй абзац шестого пункта 226-ой статьи НК). Отпускные нужно включить в периоде выплаты в первый раздел расчета 6-НДФЛ, в периоде срока уплаты налога – во второй раздел. Не нужно включать в расчет отпускные, которые были начислены, но невыплачены (письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). При этом не играет роли, когда начисляется сам отпуск.
Заполнение раздела 1
В периоде выплаты в разделе 1 расчета необходимо отразить отпускные. Сумма отпускных включается в строку 020 расчета. Указание дохода нужно производить вместе с НДФЛ. Рассчитанный налог необходимо показать в строке 040, удержанный налог – в строке 070, что следует из пункта 3.3 Порядка, который утвержден приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
Заполнение раздела 2
Во втором разделе должны быть показаны все отпускные, по которым сроком уплаты НДФЛ стал четвертый квартал отчетного периода.
Дату выплаты отпускных нужно указать в строке 100, а дату удержания НДФЛ – в строке 110. Налог удерживается в момент выплаты, поэтому даты должны совпасть. Последний день месяца, в котором были выплачены отпускные, должны быть поставлены в строке 120. Если эта дата припадает на выходной день, нужно указать первый рабочий день следующего месяца. Строка 130 должна быть заполнена данными об отпускных вместе с НДФЛ, а строка 140 – данными об удержанном налоге. Отпускные, выплаченные в один день, включаются в общий блок строк, начиная с 100 и заканчивая 140. Это соответствует пункту 4.2 Порядка, который утвержден приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
Не нужно показывать во втором разделе текущего расчета отпускные, выплачиваемые в последнем квартальном месяце, если последним днем данного месяца стал выходной. Отразить их нужно во втором разделе расчета за следующий отчетный период. Возможность такой ситуации в 2019 году отмечается в марте и июне. Мартовские отпускные должны быть включены во второй раздел расчета за полугодие, а отпускные, выплачиваемые в июне, — во второй раздел расчета за 9-месячный период (письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Отпускные и отпуск в различных отчетных периодах
При ситуации осуществления выплаты отпускных в одном месяце и начала отпускного периода в другом, весь доход нужно включить в расчет в периоде выплаты. В общем порядке должны быть заполнены первый и второй разделы расчета 6-НДФЛ (первый подпункт первого пункта 223-ей статьи, второй абзац шестого пункта 226-ой статьи НК).
Пример заполнения 6-НДФЛ, при выплате отпускных в июне и начале отпуска в июле
Оформление отпуска сотрудником производилось с 1 июля, выплата отпускных ему 27 июня в сумме 25 тысяч рублей. НДФЛ с отпускных – 3250 рублей (25 тысяч рублей × 13%). Сотрудник не получает вычеты.
30.06.2019 года – выходной день. Бухгалтером были отражены отпускные в первом разделе расчета за шесть месяцев и втором разделе расчета за девять месяцев:
Раздел 1
Раздел 2
При начале отпуска в одном отчетном периоде и завершении его в другом, отпускные должны быть отражены в периоде выплаты. Необходимость в пропорциональном распределении дохода и НДФЛ с отпускными днями отсутствует. В общем порядке должны быть заполнены первый и второй разделы расчета 6-НДФЛ.
Пример заполнения 6-НДФЛ, при начале отпуска в сентябре и его завершении в октябре
Сотрудник ушел в отпуск с 23 сентября по 6 октября, получив при этом отпускные 19 сентября в сумме 25 тысяч рублей. С отпускных был высчитан НДФЛ в размере 3250 рублей (25 тысяч рублей × 13%). Сотрудник не получил вычеты.
Бухгалтером была включена вся сумма отпускных в расчет за девятимесячный период.
Раздел 1
Раздел 2
Компенсация за отпуск, который не был использован
Днем получения дохода в форме компенсации за отпуск, который не был использован, является дата выплаты. Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск не является отпускными, осуществлять перечисление НДФЛ с компенсации нужно не позднее следующего дня после выплаты (шестой пункт 226-ой статьи НК). Компенсация должна быть включена в первый раздел в периоде выплаты.
Во втором разделе расчета 6-НДФЛ необходимо отразить:
- дату выплаты — по строкам 100 и 110;
- следующий рабочий день после даты по строке 110 — по строке 120;
- компенсационную сумму — по строке 130; – удержанный налог — по строке 140.
Основания увольнения не влияют на приведенный порядок.
Отпускные вместе с заработной платой
Отпускные и заработная плата должны быть отражены во втором разделе в качестве отдельных выплат. Дата получения дохода по зарплате является последним днем месяца, за который она была начислена. Следующая дата за днем выплаты является сроком уплаты НДФЛ. Дата получения дохода по отпускным – дата фактической выплаты, а срок уплаты налогового сбора – последняя дата месяца, в котором отпускные были выплачены. Отпускные и зарплата сотруднику должны быть отражены отдельными суммами во втором разделе, несмотря на то, что они были выплачены в один день. Это следует из писем ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538.
В таблице представлены правила заполнения второго раздела по отпускным и зарплате:
| Строка раздела 2 | Отпускные | Зарплата |
| 100 | Дата выплаты отпускных | Последний день месяца, за который была начислена зарплата |
| 110 | День выплаты отпускных | День выплаты зарплаты |
| 120 | Последняя дата месяца, в котором были выплачены отпускные | Следующая рабочая дата после дня выплаты зарплаты |
| 130 | Сумма отпускных | Сумма зарплаты |
| 140 | НДФЛ с отпускных | НДФЛ с заработной платы |
Пример заполнения второго раздела расчета 6-НДФЛ, при выплате отпускных вместе с заработной платой
Сотрудник оформил отпуск с 15 июля. Он получил отпускные в размере 26 тысяч рублей, в т.ч. НДФЛ — 3380 руб. Бухгалтер осуществил выплату сотруднику отпускных и зарплаты за июнь 10 июля. Сотруднику была начислена заработная плата в размере 40 тысяч рублей, в т.ч. НДФЛ – 5,2 тысячи рублей. Сотрудник не получает вычеты.
Во втором разделе расчета за девятимесячный период бухгалтер должен отразить отпускные и заработную плату в отдельных бланках:
Доплата отпускных
В первом разделе должна быть показана итоговая сумма отпускных, при их доплате. Во втором разделе первоначально начисленные отпускные и доплата должны быть отражены в качестве отдельных выплат, поскольку доход в виде отпускных считается полученным в дату выплаты. Даже в случае пересчета дохода и осуществления доплаты уже после сдачи отчета, не нужно подавать уточненку.
Пример заполнения 6-НДФЛ, при пересчете и доплате сотруднику отпускных
Сотрудник оформил отпуск со 2 сентября. Сумма отпускных, которые рассчитал бухгалтер, составили 10 тысяч рублей. Они были выплачены 29 августа в сумме 8,7 тысяч рублей. В бюджет 29 августа были перечислены НДФЛ в сумме 1,3 тысяч рублей.
После перерасчета отпускных с учетом премиальных за август, бухгалтер дополнительно начислил 3 тысячи рублей. Размер НДФЛ с данной суммы составил 390 рублей. Доплату сотрудник получил 9 сентября. Сотрудник не получил вычеты.
Отражение выплаченного дохода бухгалтером было осуществлено в расчете за девятимесячный период. В первом разделе им была отражена общая сумма отпускных и доплаты – 13 тысяч рублей.
Во втором разделе расчета бухгалтером были показаны две выплаты: 10 тысяч рублей и 3 тысячи рублей.
Отзыв из отпуска
Сотрудником, который был отозван на работу, была использована только некоторая часть отпуска. Необходимо осуществить пересчет отпускных и НДФЛ, поскольку в остальные дни он выходил на работу и получил заработную плату. В первом и втором разделах отпускные и НДФЛ с данной суммы должны быть отражены с учетом корректировки. Возвращенная сотрудником сумма в расчет не вносится. После пересчета необходимо подать уточненку при сдаче расчета.
Пример отражения в 6-НДФЛ отпускных, при отзыве сотрудника из отпуска
Основной оплачиваемый отпуск сотруднику был предоставлен на 28 календарных дней – начиная с 24 июня и заканчивая 21 июля. Выплата отпускных была осуществлена 20 июня.
Сотрудник был отозван из отпуска 8 июля. В период с 16 по 29 сентября сотрудником были использованы оставшиеся 14 отпускных дней. Доплата отпускных была произведена 12 сентября.
До отозвания из отпуска
Средним дневным заработком для расчета отпускных являлась сумма в 850 рублей. Отпускные были начислены за период с 23 июля по 19 августа в следующей сумме: 850 рублей/день × 28 дней = 23,8 тысяч рублей.
Сотрудник не получает вычеты. С отпускных был начислен НДФЛ: 23 800 рублей × 13% = 3094 рублей
20 июня сотрудник получил отпускные: 23 800 рублей – 3094 рублей = 20 706 рублей
Бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с данной суммы в тот же самый день.
После отозвания из отпуска
Сотрудник провел в отпуске только половину дней, поэтому бухгалтером была пересчитана сумма отпускных следующим образом: 850 рублей/день × 14 дней = 11,9 тысяч рублей.
НДФЛ: 11 900 рублей × 13% = 1547 рублей
Повторно бухгалтер рассчитал сумму отпускных в сентябре.
Дневной заработок в среднем составил: 860 рублей/день × 14 дней = 12 040 рублей
НДФЛ с отпускных: 12 040 рублей × 13% = 1565 рублей
К выплате: 12 040 рублей – 1565 рублей = 10 475 рублей
12 сентября сотрудник получил отпускные в размере 122 рублей (10 475 рублей – 10 353 рублей). Разница была получена им в связи с тем, что в июне была выплачена лишняя сумма – 10 353 рублей (11 900 рублей – 1547 рублей).
Организация с учетом переплаты по налогу, в связи с перерасчетом отпускных, перечислила в бюджет налог в размере 18 рублей (1565 рублей – 1547 рублей).
6-НДФЛ бухгалтером было заполнено по суммам, рассчитанным после отзыва сотрудника из отпуска.
В июне по отпускным:
По отпускным в сентябре:
Удержание отпускных
При увольнении сотрудника до конца рабочего года, за отпуск, который он уже авансом отгулял, производят перерасчет отпускных. Отпускные за неотработанный период времени удерживаются из последней заработной платы с учетом ограничения в 20 процентов.
Необходимо уточнить расчеты 6-НДФЛ, состоящие в частности из первоначальной суммы отпускных. Последняя зарплата должна быть отражена в расчете за текущий период без снижения на сумму отпускных, которые были удержаны. Если сотруднику был возвращен излишне удержанный налог, следует заполнить сроку 090 первого раздела расчета за текущий период времени.
Способы расчетов с сотрудников зависят от того, будет ли хватать его последней заработной платы для удержания из нее отпускных за неотработанные отпускные дни. Можно говорить о существовании трех вариантов:
- 20 процентов от последней заработной платы сотрудника превышает сумму удержаний;
- сумма удержаний превышает 20 процентов от последней заработной платы сотрудника. При этом сотрудник в добровольном порядке возвращает сумму отпускных за неотработанные отпускные дни; – сумма удержаний превышает 20 процентов от последней заработной платы сотрудника. При этом сотрудник отказывается в добровольном порядке возвратить сумму отпускных за неотработанные отпускные дни.
Пример отражения в расчете 6-НДФЛ удержания с сотрудника суммы за неотработанные отпускные дни. 20 процентов от заработной платы превышает сумму удержаний.
Сотрудник решил уволиться по собственному желанию 23 мая. В феврале текущего года им был использован ежегодный отпуск за рабочий год периодом с 19 июля 2018 года по 18 июля 2019 года, продолжительность которого составила 28 календарных дней. Выдача отпускных была произведена 25 января.
Средний заработок в день для оплаты отпуска составил 421 рублей/день, отпускные были назначены в сумме 11 788 руб. (421 рублей/день × 28 дней). Сотрудник не получает вычеты. НДФЛ с отпускных составил 1532 рублей (11 788 рублей × 13%).
За май заработная плата составила 27 480 рублей. Максимально можно удержать 4781,60 рублей ((27 480 рублей – 27 480 рублей × 13%) × 20%). НДФЛ с последней зарплаты составил в сумме 3572 рублей (27 480 рублей × 13%).
Отработка сотрудника в рабочем году на дату увольнения составила 10 месяцев и 5дней (начиная с 19 июля 2018 года и заканчивая 23 мая 2019 года). Подсчет отпускных дней осуществляется при учете только десяти месяцев, которые были отработаны полностью. Число неотработанных месяцев равнялось двум.
За отработанные отпускные дни были начислены отпускные в размере 9823,33 рублей (421 рублей/день × 10 месяцев × 28 дней : 12 месяцев).
За неотработанные отпускные дни сотрудник имеет долг 1964,67 рублей (421 рублей/день × 2 месяца × 28 дней : 12 месяцев).
Данная сумма меньше 20-процентного размера заработка (4781,60 рублей), бухгалтером была удержана вся сумма неотработанных отпускных из заработной платы за май.
Бухгалтер возвратил сотруднику по майскому заявлению излишне удержанную сумму НДФЛ в размере 255 рублей. По майским итогам организацией было перечислено НДФЛ в размере 3572 рублей.
После пересчета отпускных в мае бухгалтер осуществил подачу уточненного расчета 6-НДФЛ за первый квартал.
В первый раздел уточненного 6-НДФЛ за первый квартал бухгалтер среди прочего внес суммы отпускных и НДФЛ, где учитывался перерасчет:
- по строке 020 «Сумма начисленного дохода» – 9823,33 рублей (11 788 рублей – 1964,67 рублей);
- строке 040 «Сумма исчисленного налога» – 1277 рублей (1532 рублей – 255 рублей);
- строке 070 «Сумма удержанного налога» – 1277 рублей.
Во втором разделе уточненного расчета 6-НДФЛ за первый квартал бухгалтером была отражена уточненная информация по отпускным по строкам:
- 100 «Дата фактического получения дохода» – 25 января 2019 года;
- 110 «Дата удержания налога» – 25 января 2019 года; – 120 «Срок перечисления налога» – 31 января 2019 года;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» – 9823,33 рублей (11 788 рублей – 1964,67 рублей);
- 140 «Сумма удержанного налога» – 1532 рублей.
В первый раздел расчета 6-НДФЛ за шесть месяцев бухгалтером была включена последняя заработная плата сотрудника без учета удержаний:
- по строке 020 «Сумма начисленного дохода» – 27 480 рублей;
- строке 040 «Сумма исчисленного налога» – 3572 рублей (27 480 рублей × 13%);
- строке 070 «Сумма удержанного налога» – 3572 рублей;
- строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» – 255 рублей.
Заполнение раздела 1 производится нарастающим итогом. Следовательно, в первом разделе расчета за шесть месяцев включаются скорректированный размер отпускных, а также сумма заработной платы сотрудника за май без учета удержаний.
Во втором разделе расчета 6-НДФЛ за шесть месяцев бухгалтером отражается последняя заработная плата сотрудника, без уменьшения ее на сумму лишних отпускных, удержанных при увольнении:
- 100 «Дата фактического получения дохода» – 23 мая 2019 года;
- 110 «Дата удержания налога» – 23 мая 2019 года;
- 120 «Срок перечисления налога» – 24 мая 2019 года;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» – 27 480 рублей;
- 140 «Сумма удержанного налога» – 3572 рублей;
- 140 «Сумма удержанного налога» – 234 рублей.
Необходимо отразить отпускные обычным способом. Фиксируется действие общих правил, в связи с получением сотрудником обычных отпускных, а не увольнительной компенсации. День получения дохода является датой выплаты отпускных, а крайним сроком уплаты НДФЛ – последний день месяца. Отпускные попадут во втором разделе в отдельный блок строк 100-140 от итогового расчета (письмо ФНС от 11 мая 2016 года № БС-3-11/2094@).
Пример заполнения 6-НДФЛ, при оформлении сотрудником отпуска с дальнейшим увольнением
Сотрудник оформляет отпуск с будущим увольнением в период с 15.07 по 28.07. Отпускные были выплачены 8 июля в сумме 15 тысяч рублей. Размер НДФЛ составил 1950 рублей.
Последним рабочим днем сотрудника являлась дата 12 июля, когда ему был выдан окончательный расчет в сумме 20 тысяч рублей. Размер НДФЛ составил 2,6 тысяч рублей.
Бухгалтером были включены обе выплаты и налог с этих выплат в первый раздел расчета за девятимесячный период. Два отдельных блока бухгалтер заполнил во второй раздел:
Учебный отпуск
В 6-НДФЛ следует отразить учебный отпуск в порядке, аналогичном обычному. День выплаты является датой получения дохода. Перечисление НДФЛ в бюджет необходимо осуществить не позднее последней даты месяца, в которую была осуществлена выплата отпускных (первый подпункт первого пункта 223-ей статьи, а также третий, четвертый и шестой пункты 226-ой статьи НК).
