Как оформить прием сотрудника на работу

В каком порядке оформить нового сотрудника

Чтобы оформить на работу нового сотрудника, в первую очередь от него нужно получить все необходимые документы. В том числе пенсионное свидетельство.

Позвоните +7 (495) 960-888-2 или сделайте заказ на нашем сайте!

Ситуация: обязательно ли требовать с сотрудника заявление о приеме на работу

Нет, не обязательно.

В любом случае основанием для приема на работу будет трудовой договор. Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Он же служит основанием для приказа руководителя о включении в штат нового сотрудника. Это следует из статьи 56 и части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Но с заявлением удобнее. На нем часто делают служебные пометки: проставляют резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Поэтому если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Такое заявление потом подшейте в личное дело сотрудника.

Следующим шагом ознакомьте будущего сотрудника с основными локальными нормативными актами организации – коллективными договорами, различными положениями, внутренними правилами и инструкциями. Сделайте это обязательно под подпись. Для этого можно использовать специальный журнал. Специальная форма для этого не предусмотрена. Поэтому ее можно составить самостоятельно или же воспользоваться, например, таким вариантом.

Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

А вот со штатным расписанием знакомить новеньких не обязательно – оно не регулирует трудовую деятельность. Сделать это придется, только если такое требование прямо прописано в каком-то внутреннем документе организации. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 № ПГ/4653-6-1.

После того как условия работы согласованы, запишите их в трудовом договоре. Его подпишите в двух экземплярах – один для сотрудника, другой для организации. Сделать это нужно не позднее трех дней с момента, когда человек приступит к работе.

Подписав договор, нужно оформить приказ руководителя о включении в штат нового сотрудника.

И наконец, сделайте записи в трудовой книжке и заполните личную карточку сотрудника.

Какие документы требовать у будущих сотрудников

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении, а гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
• трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами выдать трудовую книжку и сделать в ней первые записи;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), конечно, если он уже был получен на другой работе. А если нет, то получите его для сотрудника;
• документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство (п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 № 719);
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
• справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

Дополнительные документы предъявляют также иностранные граждане в зависимости от их статуса. Так, временно проживающие иностранцы дополнительно предъявляют разрешение на временное проживание, а постоянно проживающие – вид на жительство. Временно пребывающие иностранцы предъявляют разрешение на работу или патент. Также временно пребывающие иностранцы, в том числе граждане государств, которые входят в Евразийский экономический союз, должны предъявить действующий на территории России полис ДМС. Полис ДМС не нужен, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг сотруднику-иностранцу.

Таковы требования части 1 статьи 327.3 Трудового кодекса РФ.

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника. Трудовая книжка как бланк строгой отчетности хранится с особыми предосторожностями.

Можно ли нанять человека без паспорта

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданину России, у которого потерян или украден паспорт

Если гражданин сможет представить какой-либо другой документ, удостоверяющий личность, отказать ему в приеме на работу нельзя.

Ведь в этом случае отказ будет необоснованным. Потому что по общему правилу при устройстве на работу гражданин может представить либо паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность. То есть если у человека нет паспорта, но есть любой другой документ, то этого будет достаточно. Это следует из части 1 статьи 64 и статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Так, на время оформления паспорта гражданину выдают временное удостоверение личности (п. 68, 76 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 № 391). Такой документ подойдет.

Еще это может быть заграничный паспорт (для граждан, постоянно проживающих за границей) или удостоверение личности военнослужащего (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 2003 № 91).

А вот если будущий сотрудник не представит вообще никакого документа, удостоверяющего его личность, есть все основания не брать его на работу. Обосновать отказ можно тем, что претендент на работу не предъявил документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Можно ли нанять человека без пенсионного свидетельства

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданину, который не предъявил страховое пенсионное свидетельство

Ответ зависит от того, по какой причине человек не представил СНИЛС.

Если гражданин впервые устраивается на работу и никогда прежде не получал пенсионное свидетельство, то отказать в трудоустройстве нельзя. Оформить страховое пенсионное свидетельство должен работодатель, то есть вам придется самим этим заняться. Такой порядок следует из статьи 65 Трудового кодекса РФ и пункта 2 статьи 7, статьи 15 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Когда же соискатель не представляет СНИЛС или хотя бы его копию по какой-то другой причине, то формально вы вправе отказать в приеме на работу.

Главбух советует: если соискатель потерял страховое пенсионное свидетельство или его у него украли, а терять ценные кадры вам не хочется, то можете взять такого человека на работу. Дубликат СНИЛС можно запросить в Пенсионном фонде РФ.

Гражданин должен самостоятельно обратиться с заявлением о восстановлении утраченного свидетельства в отделение Пенсионного фонда РФ по местожительству. Заявление ПФР рассмотрит в течение пяти рабочих дней и примет решение о выдаче дубликата (п. 21 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н).

Если же по какой-то причине человек не стал обращаться в Пенсионный фонд, то за него это может сделать организация. То есть вы сами можете запросить дубликат утерянного свидетельства (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Ситуация: как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство

Оформлять страховое пенсионное свидетельство нужно в порядке, который зависит от причины отсутствия этого документа у соискателя.

Возможны три варианта:

1. сотрудник устраивается на работу впервые – оформите ему страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ);
2. сотрудник заявил о потере, непригодности или краже пенсионного свидетельства – получите дубликат СНИЛС (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ);
3. изменились личные сведения сотрудника – обменяйте свидетельство. Например, когда сотрудница после замужества сменила фамилию (п. 4 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

В каждом случае процедура будет разной. Но сначала возьмите с сотрудника письменное заявление. Например, если сотрудник устраивается на работу впервые, вот какое заявление он может написать (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Вам не придется оформлять свидетельство, только если речь идет о дистанционной работе. Сотрудники, которые трудятся на таких условиях, должны самостоятельно обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по местожительству (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Свидетельство для тех, кто работает впервые

Когда впервые оформляют свидетельство, в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ подают:

• анкету застрахованного лица (форма АДВ-1);
• опись документов (форма АДВ-6-1).

Об этом говорится в пункте 2 статьи 7 и пункте 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ, пунктах 17 и 25 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2п.

Представьте документы в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель после, того как подпишите трудовой договор с сотрудником.

Подать анкету и опись можно одним из следующих способов:

• на бумаге. Например, через законного (уполномоченного) представителя или по почте;
• в электронном виде – на магнитных носителях или через Интернет. Возможность сдавать документы в электронном виде согласуйте с отделением Пенсионного фонда РФ индивидуально. При этом оформляют соглашение об обмене сведениями в системе электронного документооборота.

ПФР в течение пяти рабочих дней со дня подачи анкеты примет решение об открытии лицевого счета (СНИЛС).

Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и пункта 12 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н.

Дубликат свидетельства

Получить дубликат СНИЛС сотрудника можно в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ. Для этого представьте следующие документы:

• заявление о выдаче дубликата по форме АДВ-3;
• опись документов (форма АДВ-6-1).

Такой порядок утвержден пунктом 5 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ, пунктами 21 и 25 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2п.

Заявление ПФР рассмотрит в течение пяти рабочих дней и примет решение о выдаче дубликата (п. 21 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н).

Замена свидетельства

Чтобы обменять свидетельство, подайте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ следующие документы:

• заявление об обмене (форма АДВ-2);
• опись документов (форма АДВ-6-1).

См. примеры заполнения:

• формы АДВ-2;
• формы АДВ-6-1.

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ, пунктами 19 и 25 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2п.

Заявление ПФР рассмотрит в течение пяти рабочих дней и примет решение о выдаче дубликата (п. 21 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н).

Выдача свидетельства сотруднику

ПФР в течение пяти рабочих дней со дня подачи анкеты (заявления) примет решение об открытии лицевого счета и выдаст универсальную электронную карту.

Сотрудник должен проверить, правильно ли указаны в нем сведения, и расписаться в сопроводительной ведомости по форме АДИ-5. Ее, кстати, нужно вернуть в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Такой порядок установлен пунктами 12 и 21 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н.

Какие документы должен предъявить несовершеннолетний при трудоустройстве

Помимо документов, которые представляют обычно, подросток должен передать вам справку о прохождении медосмотра. Хоть в перечне обязательных документов эта бумага отсутствует, представить ее подросток должен – это прямо предусмотрено специальными нормами.

Так, медицинской справкой будущий сотрудник младше 18 лет подтвердит, что прошел обязательный осмотр у врача (обследование). Сделать это он должен согласно части 1 статьи 266 и части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ. Без этого нанимать несовершеннолетнего попросту нельзя.

Кроме того, в ряде случаев понадобится согласие (разрешение) родителей, опекунов, органа опеки. Общий порядок заключения трудового договора с несовершеннолетними (старше 14 лет и младше 18), а также малолетними (младше 14 лет) установлен статьями 63 и 348.8 Трудового кодекса РФ. В частности, в них указано, когда ребенку необходимо согласие или разрешение на работу.

Подростков можно привлекать не для всех работ. Нанимать несовершеннолетних нельзя на должности, связанные с вредными и (или) опасными условиями труда, а также когда работать нужно под землей. Полный перечень есть в постановлении Правительства РФ от 25 февраля 2000 № 163.

Запрещено нанимать подростков и для труда, выполнение которого может причинить вред их здоровью или нравственному развитию. То есть привлекать несовершеннолетних нельзя в игорный бизнес, в ночные кабаре и клубы, в производство, перевозку и торговлю спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими, токсическими препаратами, материалами эротического содержания.

К переноске и передвижению тяжестей несовершеннолетних привлекают, только если будут соблюдены нормы, установленные в приложении к постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 7 апреля 1999 № 7.

Все это следует из статьи 265 Трудового кодекса РФ.

Должен ли будущий сотрудник предоставить ИНН

Свидетельство ИНН (индивидуальный налоговый номер) не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявить ИНН соискатель все же обязан. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 № 79-ФЗ).

Топбухгалтер советует: если гражданин России не знает или не помнит своего ИНН, уточнить его можно через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные сервисы» / «Узнай ИНН»).

Ситуация: нужно ли сотруднику получать новый ИНН, если он меняет местожительство и переехал на время в другой город

Нет, не нужно.

Даже если человек меняет место прописки, переезжает из одного города в другой, переоформлять ИНН не нужно. Такой номер присваивают всего один раз – при первой постановке на учет в налоговой инспекции. Он действует на всей территории России (п. 7 ст. 84 НК РФ).

ИНН сохраняется за гражданином до конца его жизни, даже когда его снимают с налогового учета. Об этом сказано в пунктах 9, 19 и 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 № ММВ-7-6/435.

Ситуация: присваивают ли ИНН иностранцу, если он налоговый резидент РФ

Да, присваивают.

Ведь ИНН должен быть у любого налогоплательщика. Иностранцы, ставшие резидентами РФ, тоже платят НДФЛ. Это следует из положений абзаца 3 пункта 2 статьи 11, статьи 19, пункта 7 статьи 84 и статьи 207 Налогового кодекса РФ.

Поэтому налоговая инспекция обязана присвоить иностранцу ИНН. Делают это в том же порядке, который предусмотрен для российских граждан. То есть иностранец может получить ИНН:

• по местожительству;
• по местопребыванию, когда местожительства на территории России у него нет;
• по местонахождению своей недвижимости или транспортного средства, когда у него нет ни местожительства, ни местопребывания на территории России.

Такие правила установлены в пункте 9 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 № ММВ-7-6/435.

Кроме того, получить ИНН человек может, подав заявление о постановке на учет через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные сервисы» / «Подача заявления физического лица о постановке не учет»). Это предусмотрено Порядком, который утвержден приказом ФНС России от 6 сентября 2010 № ММВ-7-6/440.

Сведения о регистрации гражданина обычно указаны в его паспорте (постоянная) или специальном свидетельстве (временная). Если же таких сведений нет, то требовать от него подтверждения адреса местожительства при трудоустройстве нельзя.

Тот факт, что у соискателя нет прописки, не может помешать его трудоустройству. Более того, отказывать в приеме на работу на этом основании запрещено.

Соответственно, нельзя требовать и временной регистрации гражданина России по месту трудоустройства, если он постоянно зарегистрирован в другом субъекте РФ.

Это установлено в части 2 статьи 64 Трудового кодекса РФ, подтверждено это и в пункте 11 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2.

Трудовой договор

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Важно: с 1 января 2017 года микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство. Для этого используют типовую форму трудового договора, утвержденную постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 № 858. Если микропредприятие заключит с сотрудниками трудовые договоры по такой форме, можно частично или полностью отказаться от:

• Правил трудового распорядка;
• Положения об оплате труда;
• Положения о премировании;
• графика сменности;
• других локальных нормативных актов по труду.

Это следует из статей 309.1 и 309.2 Трудового кодекса РФ.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждено в письме Роструда от 21 января 2014 № ПГ/13229-6-1.

Внимание: если требование о соответствии должностей в штатном расписании и в договорах будет нарушено, то трудовые инспекторы оштрафуют работодателя и его должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.

Повторное нарушение предусматривает следующее наказание:

• для руководителя (должностного лица) – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организации – штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сведения о поощрительных выплатах сотруднику – надбавках и доплатах – в трудовом договоре указывать не обязательно. Можно сделать отсылку к коллективному договору или другому локальному акту организации, где такие условия прописаны подробно. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. Например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера принимать меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов.

Главбух советует: при приеме сотрудника на работу в его трудовом договоре укажите конкретный размер оклада (тарифной ставки). Писать вместо этого фразу «Согласно штатному расписанию» неправильно, это вызовет массу неудобств в работе.

Если вы сделаете отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью трудового договора. А значит, вам придется знакомить сотрудника под подпись с этим документом и со всеми изменениями в нем. Причем делать это придется при любом изменении документа. Кроме того, возникнут сложности с составлением приказа (если организация издает его по унифицированной форме), поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и формы № Т-1а.

Ситуация: с какого момента микропредприятия могут применять типовую форму трудового договора

По официальной позиции, типовой трудовой договор можно применять только с 1 января 2017 года. Именно с этого момента документ вступает в силу. Это следует из пункта 3 постановления Правительства РФ от 27 августа 2016 № 858, статьи 2 Закона от 3 июля 2016 № 348-ФЗ. Подтверждают это и сотрудники Роструда в своих частных разъяснениях.

Топбухгалтер советует: типовой трудовой договор можно применять уже в 2016 году.

Законодательство это не запрещает. Но вот отказаться от локальных нормативных актов по труду можно будет только с 1 января 2017 года (ст. 2 Закона от 3 июля 2016 № 348-ФЗ, постановление Правительства РФ от 27 августа 2016 № 858).

Ситуация: имеет ли законную силу трудовой договор, если на нем не стоит печать организации-работодателя

Да, имеет.

Ведь скреплять печатью трудовые договоры законодательство не требует. Такой вывод позволяет сделать статья 57 Трудового кодекса РФ. Кроме того, не предусматривает такого реквизита, как печать, и бланк трудового договора, который приведен для примера в постановлении Минтруда России от 23 июля 1998 № 29.

В некоторых случаях примерные формы трудовых договоров предусматривают место для печати. Например, примерный трудовой договор, приведенный в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 № 49, а также примерный трудовой договор, рекомендованный приказом от 14 августа 2008 № 424н. Однако эти формы договоров не обязательны и не регламентируют порядок оформления.

Добавим, что 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

Однако пока никаких официальных разъяснений насчет того, как теперь применять печать в кадровом документообороте, нет. Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать. Хотя в случае с трудовым договором это и раньше был необязательный реквизит.

Ситуация: обязательно ли вести нумерацию трудовых договоров

Нет, не обязательно. Но лучше это делать для удобства документооборота.

Законодательство не обязывает работодателя нумеровать трудовой договор. Все, что нужно указать в договоре, перечислено в статье 57 Трудового кодекса РФ. Дополнительные сведения предусмотрены для трудовых договоров со спортсменами, тренерами. Они приведены в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. Эти нормы номер трудового договора к обязательным сведениям не относят.

Однако некоторые унифицированные формы по учету труда и его оплате предусматривают нумерацию трудовых договоров. Например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1. Поэтому целесообразно присваивать номера и трудовым договорам.

Порядок нумерации можете разработать самостоятельно. Это может быть собственно номер договора и цифры, обозначающие месяц (год) его заключения. Например, трудовому договору, который заключили в марте 2007 года, присваивают номер 16/03. 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора.

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 № 3045-6-0.

Отдельные условия трудового договора

Ситуация: как определить нормы для уборки помещений при приеме на работу уборщицы

Нормы для уборки установите самостоятельно с учетом особенностей деятельности организации.

Конкретные нормы обслуживания для уборщиков помещений в настоящее время законодательством не установлены. Раньше действовали нормы убираемой площади, утвержденные для различных отраслей. Поскольку новых норм нет, на практике работодатели продолжают придерживаться прежних. То есть рассчитывают ставку уборщиков, исходя из метража и отрасли, в которой работают.

Например, полную ставку в школе могут платить за уборку 500 кв. м помещений. Такая норма была предусмотрена в пункте 14 Типовых штатов, утвержденных приказом Минпроса СССР от 31 декабря 1986 № 264.

Кроме того, нормы для уборки можно установить с учетом особенностей обслуживаемой территории и иных фактических обстоятельств выполнения работы по должности.

Ситуация: какой трудовой договор – срочный или бессрочный – оформлять со студентом очного отделения

Можно оформить как бессрочный, так и срочный трудовой договор. Вы вправе выбрать любой вариант.

Ведь ограничений на этот счет для студентов в законодательстве нет.

Заключить можно и срочный трудовой договор. Главное, чтобы обе стороны были согласны (абз. 9 ч. 2 ст. 59 ТК РФ). По общему правилу максимальный срок такого договора – пять лет.

В то же время ничто не запрещает заключить и бессрочный трудовой договор. Это следует из статьи 58 Трудового кодекса РФ.

Добавим, что, оформляя студента на производственную практику, надо учесть ряд особых правил.

Ситуация: нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или командировках сотрудника

Условие о разъездном характере работы включайте в трудовой договор. А вот условие о командировках отдельно прописывать не нужно.

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка об этом обязательна в трудовом договоре (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом важно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировка

Командировкой признают поездку сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок. В командировке сотрудник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в договор условие о служебных поездках не обязательно.

Разъездной (подвижной) характер работы

Работы с разъездным характером – это такие работы, при которых:

• у сотрудника нет стационарного рабочего места. Например, у водителей;
• часть рабочего времени проходит в переездах от офиса до непосредственного места, где сотрудник трудится. Так работают некоторые сотрудники строительных организаций.

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

• производят в пути. Это могут делать проводники, стюардессы и т. п.;
• предполагают частые перемещения работодателя или сотрудников. Например, у подвижных строительных организаций.

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признают. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Перечень должностей с разъездным, подвижным характером работы можно предусмотреть локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п. 

Командировки при разъездном характере работы

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформляют их как командировки. Такой вывод подтвержден в письме Минфина России от 1 июня 2005 № 03-05-01-04/168, а также арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 № А57-11527/06).

Документальное оформление

Оформить разъездную, подвижную работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:

• размер расходов, которые организация возместит сотруднику (ст. 168.1 ТК РФ);
• перечень разъездных, подвижных работ (ст. 168.1 ТК РФ);
• порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

При разъездной работе оформлять персональные документы: приказ о командировке, служебную записку – не нужно. Кроме того, для таких сотрудников можно предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности о поездках, перемещениях. Например, о том, что отчитываться сотрудник может раз в месяц, а не по итогам каждой поездки. Закрепить такой порядок можно в специальном положении о разъездном характере работы.

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу оформите приказом. Основанием для этого является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Для людей, с которыми работодатель заключит гражданско-правовые договоры – подряда, возмездного оказания услуг и т. п., – приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Вы вправе использовать унифицированную форму приказа (№ Т-1 или № Т-1а) или же самостоятельно разработанную, при условии что в ней есть все необходимые реквизиты.

Свой выбор обязательно закрепите в приказе к учетной политике. Такой порядок следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 № ПГ/1487-6-1.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1. Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а.

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись.

Ситуация: что нужно написать в графе «Принять на работу по…» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на работу на неопределенный срок

Данную графу при таких условиях заполнять не нужно.

Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не надо. Допустимо поставить прочерк.

Ситуация: что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)

Эту графу заполняйте, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных.

Например, когда сотрудника принимаете по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Это следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.

Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Трудовая книжка и личная карточка

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке. Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Таким образом, наличие трудовой книжки обязательно.

Если сотрудник устраивается по совместительству, то по его просьбе можно внести в трудовую книжку соответствующие сведения. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку.

Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу

Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:

• паспорт;
• диплом о законченном высшем образовании.

Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.

Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1. Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Учет трудовых книжек

Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируйте все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При этом указывайте серию и номер каждого бланка (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 № 69).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом документе записывайте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывайте серию и номер каждого документа (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 № 69).

Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

Прием на работу в разных ситуациях

Ситуация: как оформить прием студента на учебную или производственную практику

Порядок оформления практикантов в целом не отличается от общего порядка приема на работу. Однако есть свои особенности. Так, оформлять трудовой договор понадобится не всегда. В ряде случаев его заменит ГПД, а иногда и он не нужен.

Практика студентов вузов – это составная часть программы высшего профессионального образования. Практика бывает учебная, производственная и преддипломная. Зачастую студентов направляют на предприятия, где они и получают необходимые навыки и опыт. Продолжительность практики устанавливает вуз. Это следует из пунктов 1, 5, 7, 12 и 16 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 № 1383.

Решение о том, какой договор заключить с практикантом, зависит от нескольких факторов:

• как студент попал на практику к работодателю – по договору с его учебным заведением, или же его привлекли напрямую;
• практикант будет выполнять какую-то трудовую функцию, или же ему только покажут производство и обучат необходимым навыкам;
• есть ли у работодателя вакантные места, или он принимает практиканта, даже когда штат полностью укомплектован.

Давайте разберем каждый из этих случаев.

У работодателя есть договор с вузом, в котором учится практикант

Обычно вузы заключают с работодателями специальные договоры о практике студентов. По такому соглашению предприятия обязаны принимать практикантов образовательных учреждений, у которых есть государственная аккредитация. При этом наличие вакантных должностей значения не имеет. Такой порядок следует из пункта 11 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 № 1383.

Если у работодателя есть вакантные должности, которые могут занять практиканты, их принимают на работу в общем порядке. То есть тогда со студентами заключают трудовые договоры. Если ранее они нигде не работали, оформляют им трудовые книжки и страховые пенсионные свидетельства. В этом случае на студентов распространяются нормы и гарантии трудового законодательства. Такие выводы следуют из пунктов 15–18 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 № 1383, и пункта 15 положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 18 апреля 2013 № 291.

Трудовой договор со студентами можно заключить только на время практики или бессрочно.

Когда же вакансий у работодателя нет, со студентами можно заключить гражданско-правовые договоры на выполнение конкретных работ. Такой договор не может заменять трудовой. Однако он позволит дать студенту конкретную производственную задачу, с которой он может столкнуться при работе. Кроме того, договор послужит обоснованием расходов организации. К тому же полученный результат и его оплата покажут, насколько хорошо студент проявил себя на практике.

У организации нет соглашения с вузом, откуда пришел практикант

В этом случае никаких отличий от общего порядка оформления граждан на работу нет. То есть можно заключить как трудовой, так и гражданско-правовой договор.

Предприятие не заключало с вузом договор о практике, при этом студент не будет выполнять трудовые функции

В такой ситуации трудовой договор с практикантом не заключают. Его просто знакомят с производством, дают задания пониженной сложности и показывают, как на практике он может применять свои знания. В этой ситуации практикант не делает никакой работы, нужной работодателю. Ему не платят зарплату и не считают трудовой стаж. Зачастую так проходят учебную практику, когда знаний студента еще недостаточно для выполнения полноценной работы. То, что принимать на работу студента и заключать с ним трудовой договор не нужно, подтверждают и определения, данные в статьях 11, 58 и 59 Трудового кодекса РФ.

Скажем пару слов про трудовую книжку. Если с практикантом заключен трудовой договор (срочный или бессрочный), трудовую книжку оформляют по общим правилам. Когда же с практикантом заключен гражданско-правовой договор или он вообще не будет выполнять трудовые функции – запись в трудовую книжку о практике не вносят. Ведь ее оформляют только тем, кто состоит в трудовых отношениях с работодателем (ст. 66 ТК РФ).

Кстати, не путайте студенческую практику и стажировку специалистов. Во втором случае люди повышают свою квалификацию. То есть получают дополнительное образование. Те предприятия, которые принимают стажеров, должны иметь лицензию на образовательную деятельность. Для студенческой практики получать лицензию не придется.

Внимание: за проведение стажировки без лицензии на образовательную деятельность предусмотрена административная и уголовная ответственность

За стажировку без лицензии оштрафуют:

• организацию – на сумму от 40 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц – на сумму от 4000 до 5000 руб. Например, такой штраф могут вынести руководителю.

Такая ответственность установлена в части 2 статьи 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность ждет руководителя, если от стажировки работодатель получит доход. Наказание зависит от его размера – в крупном и в особо крупном размере. Под крупным размером дохода законодатели подразумевают сумму более 1 500 000 руб., но менее 6 000 000 руб. Особо крупный размер предполагает большие суммы.

Итак, за доход в крупном размере руководителя ждет одно из следующих наказаний:

• штраф до 300 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за два года;
• обязательные работы (до 480 часов);
• арест до полугода.

За доход в особо крупном размере руководителя накажут уже серьезней. Так, его привлекут к одному из следующих видов ответственности:

• штраф до 500 000 руб. или в размере зарплаты или другого дохода за период от одного до трех лет;
• принудительные работы до пяти лет;
• лишение свободы на срок до пяти лет, возможно, со штрафом до 80 000 руб. или в размере зарплаты или другого иного дохода за период до шести месяцев.

Все это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 171 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: можно ли медицинскому учреждению принять на работу врача, если в течение пяти лет он не работал по профилю

Да, можно. Главное, чтобы к моменту трудоустройства врач предъявил сертификат специалиста и прошел профессиональную переподготовку. Именно такие требования содержатся в подпункте 3 пункта 1 статьи 100 Закона от 21 ноября 2011 № 323-ФЗ.

Если указанные условия не выполнены, медицинское учреждение вправе отказать соискателю в приеме на работу по специальности.

Врачам присваивают квалификационную категорию. Действительна она в течение пяти лет со дня издания распоряжения о ее присвоении. Поэтому для того чтобы врач мог заниматься работой, соответствующей его квалификации, он должен ее подтвердить и представить документ, в котором обозначен уровень его компетенции. Если такие документы не представлены, принять на работу врача можно. Однако допустить его к задачам, которые требуют определенной квалификации, не получится. Все это следует из пунктов 4, 5, 27–33 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23 апреля 2013 № 240н.

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. – для граждан;
• от 20 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц, например, руководителя;
• от 100 000 до 500000 руб. – для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. Главное, учесть требования, приведенные в пунктах 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 № 29. То есть в письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
• дату и место рождения бывшего госслужащего;
• должность, которую замещал на службе человек;
• полное и сокращенное наименование вашей организации;
• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

• подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
• к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 № 18-2/4074.

Ситуация: с какого дня можно принять на работу нового сотрудника вместо того, кто уходит в отпуск с последующим увольнением

Нового сотрудника можно оформить с первого дня отпуска с последующим увольнением его предшественника. При этом до даты окончания отпуска с новичком нужно заключить срочный договор. А после – принять решение изменить срок трудового договора.

Поясним. По общему правилу для сотрудников, которые уходят в отпуск с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Однако окончательно рассчитаться и выдать трудовую книжку работодатель должен до начала отпуска (абз. 3 п. 1 письма Роструда от 24 декабря 2007 № 5277-6-1, абз. 3 п. 2 определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 № 131-О-О).

Выходит, что последним днем работы в рассматриваемой ситуации является день, предшествующий дате начала отпуска с последующим увольнением. С первого дня отпуска сотрудник уже не связан с работодателем трудовыми отношениями. Именно с этой даты штатная единица, которую он занимал, считается свободной. И потому на его ставку можно принимать нового сотрудника.

Но поскольку предшественник будет уволен только в конце отпуска, с новым сотрудником на этот период заключите срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). А после окончания отпуска переоформите срочный трудовой договор на бессрочный.

Прием на работу в выходной

Ситуация: можно ли принять на работу сотрудника с выходного или праздничного дня

Да, можно.

Ведь законодательство не содержит ограничений по дню приема на работу. Его указывают в трудовом договоре. То есть определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. На основании трудового договора руководитель приказывает включить нового сотрудника в штат. Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дню, зафиксированному в трудовом договоре. Вот и получается, что дата приема на работу может приходиться на любой день – как рабочий, так и праздничный или выходной.

Такой вывод следует из статей 56, 57, 68 Трудового кодекса РФ.

При этом дата приема нового сотрудника и день его фактического выхода на работу могут не совпадать. Дело в том, что дата фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяется графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК РФ).

Пример приема сотрудника на работу с праздничного дня

30 декабря 2014 года между организацией «Альфа» в лице директора А.В. Львова и В.Н. Зайцевой заключен трудовой договор, согласно которому Зайцева принимается в организацию на должность бухгалтера. Дата начала работы в трудовом договоре установлена как 1 января 2015 года. В тот же день (30 декабря 2014 года) директор издал приказ о приеме сотрудницы на работу с 1 января 2015 года.

День фактического выхода Зайцевой на работу определен согласно графику работы организации. В «Альфе» первый рабочий день после новогодних праздников – 12 января 2015 года.

Отказ в приеме на работу

Отказать в трудоустройстве можно по следующим основаниям:

• неподходящее образование;
• недостаточный опыт работы;
• отсутствие необходимой профессии и квалификации;
• медицинские противопоказания.

Такой примерный перечень приведен в пункте 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2.

Кандидат, которого не приняли на работу, вправе в письменной форме потребовать, чтобы ему письменно сообщили причины отказа. Работодатель обязан сообщить причину отказа в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Предупредим: нельзя указывать в качестве таких причин беременность, наличие детей, отсутствие регистрации, пол, национальность, вероисповедание (ч. 2 и 3 ст. 64 ТК РФ). Более того, запрещено устанавливать ограничения дискриминационного характера в объявлениях при поиске новых сотрудников на вакантные должности (п. 6 ст. 25 Закона от 19 апреля 1991 № 1032-1).

Внимание: отказ соискателю в приеме на работу по основаниям, которые никак не связаны с его деловыми качествами, грозит работодателю штрафами и судебным разбирательством. Если выиграет сотрудник, работодатель обязан будет принять его на работу.

Такой порядок предусмотрен частью 6 статьи 64 Трудового кодекса РФ.

Административная ответственность

За необоснованный отказ в приеме на работу также предусмотрена административная ответственность:

• для организации – от 30 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.

Повторное нарушение предусматривает следующее наказание:

• для руководителя (должностного лица) – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организации – штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Нарушение прав инвалидов

Законодательством предусмотрена отдельная административная ответственность за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве. Необоснованный отказ в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Нарушение прав беременных и матерей

За необоснованный отказ в заключении трудового договора с беременной или матерью детей в возрасте до трех лет должностное лицо работодателя привлекут к уголовной ответственности. А именно, могут установить один из следующих видов наказания:

• штраф на сумму до 200 000 руб.;
• штрафа в размере зарплаты или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев;
• обязательные работы на срок от 120 до 360 часов.

Об этом сказано в статье 145 Уголовного кодекса РФ.

Ситуация: как обоснованно отказать в приеме на работу и заключении трудового договора

Отказать можно по основаниям, связанным с деловыми качествами соискателя или со спецификой конкретной работы.

Деловые качества соискателя делят на две группы:

• профессионально-квалификационные качества. В частности, наличие профессии, специальности, квалификации;
• личностные качества. То есть состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по специальности или в отрасли и т. п.

Несоответствие любому из перечисленных качеств можно использовать как основание для отказа в приеме на работу. И это будет обоснованный отказ.

Следует отметить, что работодатель вправе предъявлять к соискателям дополнительные требования, обусловленные спецификой той или иной работы. Например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере. Отказ в заключении трудового договора соискателю, который таким требованиям не отвечает, также обоснован.

Более того, отдельные требования, свойственные конкретному виду труда, могут быть установлены на федеральном уровне (ч. 3 ст. 3 ТК РФ). В частности, специальные требования установлены для поступающих на работу:

• в ФСБ России (ст. 16 Закона от 3 апреля 1995 № 40-ФЗ);
• таможню (ст. 7 Закона от 21 июля 1997 № 114-ФЗ);
• прокуратуру (ст. 40.1 Закона от 17 января 1992 № 2202-1).

Несоответствие претендента этим требованиям также правомерно привести в качестве обоснования отказа в приеме на работу.

Аналогичные разъяснения содержатся в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2.

Топбухгалтер советует: отказ в приеме на работу придется зафиксировать документально, если этого требует кандидат. Причем требования, которые предъявляете, лучше оформить должностной инструкцией. В ее тексте укажите требования к образованию, стажу работы, знаниям, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность.

Внимание: отказ в приеме на работу может быть обжалован в суд.

Пример уведомления соискателя о причине отказа в заключении трудового договора

В организации открыта вакансия электрика. На эту должность претендовал А.В. Лампочкин, но ему было отказано в заключении трудового договора. По требованию Лампочкина руководство организации направило в его адрес уведомление о причине отказа в заключении трудового договора.

Ситуация: можно ли отказать в приеме на работу гражданам, входящим в категории населения, для которых предусмотрено квотирование рабочих мест. Организация расположена в г. Москве

Да, можно. Однако сделать это организация вправе только по объективной причине или когда квота выбрана полностью.

Ведь если среднесписочная численность сотрудников превышает пороговое значение, и нет объективной причины не нанимать гражданина, для которого предусмотрена квота, то его придется принять в штат. По-другому поступить работодатель не вправе (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

К объективным причинам отказа в приеме на работу относят, например, неподходящее образование соискателя, недостаточный опыт работы, отсутствие необходимой профессии, квалификации, медицинские противопоказания (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2).

Давайте разберемся с существующим порядком.

Государственные гарантии

Квотирование рабочих мест установлено законодательно. Это дополнительная гарантия трудоустройства для инвалидов и молодежи. Разобраться в том, когда нужно применять квоту, поможет таблица.

Среднесписочная численность у работодателя	Группы населения, для которых квота предусмотрена	Как утверждают квоту	Предельный размер квоты	Основание
От 35 до 100 человек	Инвалиды	Местные власти вправе сами решить устанавливать квоту для приема или нет	Не более 3 процентов среднесписочной численности персонала	Часть 1 статьи 21 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ
От 100 человек	Инвалиды и молодежь	В субъектах РФ квоту устанавливают обязательно	Больше 2 и меньше 4 процентов среднесписочной численности сотрудников	Пункты 1 и 2 статьи 13 Закона от 19 апреля 1991 № 1032-1, часть 1 статьи 21 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ

В среднесписочной численности персонала для расчета квоты сотрудников с вредными и (или) опасными условиями труда не считайте. Главное, подтвердить тяжелые условия результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест).

Это следует из положений статьи 21 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ.

Квоты в Москве

В Москве квотируют рабочие места при среднесписочной численности сотрудников более 100 человек (ч. 1 ст. 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90). А значит, при меньшей среднесписочной численности предоставлять рабочие места по квоте не обязательно.

Квоты для приема на работу в Москве действуют для инвалидов и молодежи определенных категорий, перечисленных в части 1 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90. Так, например, квотирование предусмотрено для выпускников вузов в возрасте от 21 года до 26 лет, которые ищут работу впервые, для несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет.

Организации обязаны создавать или выделять квотируемые рабочие места самостоятельно за счет собственных средств. Рабочие места считают созданными, выделенными, если на них трудоустроены граждане, в отношении которых предусмотрена квота.

Такой порядок установлен частью 2 статьи 2, частью 2 статьи 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90, пунктами 2.6, 2.7 постановления правительства г. Москвы от 4 августа 2009 № 742-ПП.

Вот как распределяется московская квота в 4 процента от среднесписочной численности сотрудников:

• не менее 2 процентов – для трудоустройства инвалидов;
• не более 2 процентов – для зачисления в штат молодежи определенных категорий.

При этом соотношение доли инвалидов к доле молодежи можно варьировать в сторону увеличения доли инвалидов, но только в пределах установленных 4 процентов. Об этом сказано в статье 3 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90.

Сведения для службы занятости

Работодатели обязаны ежемесячно представлять в службу занятости информацию:

• об имеющихся вакансиях;
• о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой. Включая сведения о локальных нормативных актах, которыми это установлено;
• о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 № 1032-1, пунктом 3 части 2 статьи 24 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ.

Кроме того, в Москве организации, в которых среднесписочная численность сотрудников составляет более 100 человек, обязаны ежеквартально предоставлять в Центр квотирования рабочих мест сведения о выполнении установленной квоты по форме № 1-квотирование (ч. 4 ст. 4 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90, п. 2.9 Положения, утвержденного постановлением правительства Москвы от 4 августа 2009 № 742-ПП).

Ответственность

Внимание: за нарушение требования о выделении квот и в случаях необоснованного отказа в приеме на работу работодателя привлекут к административной ответственности.

А именно к штрафу:

• от 30 000 до 50 000 руб. – для организаций;
• от 3000 до 5000 руб. – для должностных лиц, например руководителя.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90 и статьей 2.2 Закона от 21 ноября 2007 № 45.

Вместе с тем за нарушение прав инвалидов при их трудоустройстве предусмотрена административная ответственность на федеральном уровне. За это должностных лиц организации штрафуют в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 32 Закона от 24 ноября 1995 № 181-ФЗ, ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).

Если организация не создает квотируемые места для молодежи, законодательством предоставляется альтернатива. В этом случае необходимо ежемесячно платить в бюджет г. Москвы компенсационную стоимость квотируемого рабочего места в размере прожиточного минимума для трудоспособного населения. Размер прожиточного минимума определяют на день уплаты указанной стоимости. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 3 статьи 2 Закона г. Москвы от 22 декабря 2004 № 90.

Ситуация: можно ли привлечь к ответственности организацию, которая отказала гражданину в приеме на работу. Причина отказа: гражданин настаивал на отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке

Нет, нельзя.

Трудовой договор заключить нельзя, если стороны не достигли соглашения по всем его условиям. Отсутствие испытательного срока – дополнительное условие трудового договора. Если гражданин отказывается от включения в трудовой договор условия об испытании, то это означает, что соглашение между сторонами не достигнуто. Такую ситуацию нельзя квалифицировать как отказ в приеме на работу. Следовательно, оснований для обращения в суд у претендента нет.

Это следует из статей 57 и 70 Трудового кодекса РФ.

По материалам БСС «Система Главбух»