Организации и индивидуальные предприниматели обязаны подавать в Пенсионный фонд новый вид отчетности. Это форма СЗВ-ТД, которая предназначена для отражения информации о трудовой деятельности персонала. Потребность в таком нововведении возникла из-за перехода на трудовые книжки электронного вида. Задерживать отчет или заполнять его неверной информацией – значит подвергать организацию штрафным санкциям и административной ответственности. Поэтому бухгалтера и иные ответственные за отчетность лица обязаны знать, что это за документ, как он правильно оформляется, в какой срок передается в контролирующую структуру.
Изменение в законодательстве – появление нового вида отчета
16 декабря 2019 г. Президентом РФ подписан закон о переходе на электронные трудовые книжки. В соответствии с этим нововведением эксперты Пенсионного фонда России разработали отчет под названием СЗВ-ТД. С начала текущего года индивидуальные лицевые счета, которые открыты на каждого гражданина, будут дополнены разделом «Сведения о трудовой деятельности». Информация из этой главы будет браться как раз из отчета СЗВ-ТД, который обязаны формировать все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал. Работодатель может возложить обязанность заполнять отчетность на бухгалтерию или кадровую службу.
Функция нового отчета
Основной задачей, которую решает СЗВ-ТД, является передача в Пенсионный фонд достоверных сведений о трудовой деятельности граждан. На основании получаемой информации специалисты ПФ будут дополнять свои базы актуальными данными. Притом у россиян и работодателей появится быстрый и надежный доступ к таким сведениям.
Изменения в работе кадровой службы и бухгалтерии предприятий
Введение нового отчета добавит работы кадровикам и бухгалтерам, которые трудятся в организациях. На начальном этапе эти специалисты должны разобраться с особенностями заполнения и передачи документа, изучить форму. Возможно, что с первого раза отчетность Пенсионный фонд не примет, так как эксперты выявят какие-либо неточности и ошибки.
Несмотря на трудности, есть и положительные стороны использования отчета СЗВ-ТД. Речь идет о том, что со временем организации и предприниматели смогут забыть о необходимости хранения бумажных трудовых книжек. К тому же исчезнут все проблемы, которые обычно вызывает заполнение бумажных образцов:
- внесение ошибочных записей;
- исправление неточностей;
- заверение выписок;
- соблюдение правил выдачи трудовых книжек.
Новшество, однако, предусматривает вариант, когда работодатель в течение текущего года будет обязан вести бумажные варианты трудовых книжек. Такое исключение предусмотрено для граждан, которые письменно уведомили свое предприятие о том, чтобы все сведения в документ заносились вручную. В этом случае ответственные лица должны заполнять бумажный экземпляр, не забывая о передаче данных в ПФР и в электронном виде.
Нововведение для всех
Работодатели интересуются, если ли исключения из нового закона. Ответ будет отрицательным. Новый вид отчетности по форме СЗВ-ТД обязаны оформлять и своевременно сдавать коммерсанты и все организации независимо от размера, количества сотрудников и формы собственности. Даже если в компании в штате числится один человек, передавать документ в ПФР необходимо.
Стоит отметить, что представители органов власти пока не дали окончательный ответ на вопрос о том, необходимо ли сдавать отчет, если в течение месяца не было зафиксировано никаких кадровых изменений и перемещений.
Форма отчетности
Специалисты Пенсионного фонда представили бланк СЗВ-ТД. Однако его официального утверждения пока не последовало. После внесения поправок в Закон № 27-ФЗ форма будет окончательно принята. Пока же бланк выглядит так:
«Шапка» документа предназначена для внесения данных о работодателе. Здесь необходимо указать наименование предприятия, ИНН и КПП, а также отметить регистрационный номер в ПФР. После внесения этих данных бухгалтер или специалист кадровой службы проставляет код отчетного периода и заполняет таблицу, где перечисляются сведения о работниках компании. Подробно об оформлении отчета будет в статье в следующей главе.
Внимательное заполнение формы СЗВ-ТД – отсутствие проблем с ПФР
Для примера возьмем данные одной из фирм. Заполнение СЗВ-ТД начинается с внесения информации о компании-работодателе:
Никаких проблем на этом этапе возникнуть не должно, так как организации вносят такие же сведения в другие отчетные формы. Однако стоит напомнить:
- 12-значный цифровой код – регистрационный номер в ПФР имеет любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. На сайте ФНС можно уточнить данные, скачав выписку в разделе «Сведения о страхователе в ПФ». Вся отчетность, предназначенная для Пенсионного фонда, должна содержать этот номер;
- ФНС выдает предприятиям свидетельство, где указан ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет). Эти данные заносятся в строки;
- далее указывается месяц и текущий год (код отчетного периода).
После заполнения этих граф следует приступить к оформлению сведений о работниках и их трудовой деятельности. Ответственное лицо указывает порядковый номер сотрудника, ФИО в именительном падеже (Иванов Иван Иванович). Фамилия, имя и отчество должны соответствовать данным, которые указаны в документе, удостоверяющем личность человека. После этого следует указать СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета), проставить дату, когда сотрудник был принят на работу, уволен, переведен или приостановил деятельность в компании. Следующий этап – оформление графы 7. Она заполняется с использованием специальных кодов:
Ответственное лицо проставляет только код (писать его расшифровку в виде текстового сообщения) не требуется. В графу № 8 необходимо занести профессию работника. Здесь указывается должность лица, квалификация или его специальность. Для правильного отражения данных следует использовать полученные от человека документы, подтверждающие образование. Руководствоваться необходимо правилами, отмеченными в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В графе № 9, которая носит название «Структурное подразделение», указывается формулировка, отмеченная в штатном расписании, принятом и утвержденном на предприятии. Стоит напомнить, что это официальный документ, где расположена такая информация, как численность персонала, состав, заработная плата сотрудников и т.д. Исключение для этой графы предусмотрено для компаний, где, например, трудятся только бухгалтер и директор (больше официально трудоустроенного персонала нет). Таким фирмам можно ставить прочерк или оставлять пробел из-за отсутствия штатного расписания.
Графа 10 предназначена для занесения данных об увольнении персонала. Поэтому в ней следует указывать причину «расставания» с работником в соответствии с требованиями трудового законодательства. Графы по № 11, 12, 13 носят название «Основание для внесения сведений о трудовой деятельности». Здесь перечисляются: наименование, дата, номер документации, на основании которой были проведены кадровые изменения. Если служащий больше не работает на предприятии, то достаточно будет указать данные, взятые из приказа об увольнении.
Сроки подачи отчета СЗВ-ТД в ПФР
Сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек, то есть отчет СЗВ-ТД, необходимо передавать не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным. Документ отправляется в Пенсионный фонд каждый месяц. Когда день подачи отчета СЗВ-ТД совпадает с выходным или праздничным, то по закону он переходит на первый следующий рабочий день. Получается, что в течение года работодатель оформляет 12 отчетов. Если представить такую процедуру в табличном виде, то она будет выглядеть так:
В 2021 году правила изменятся. Речь идет о том, что кадровые перемещения необходимо будет отражать практически в онлайн-режиме. Например, при приеме или увольнении сотрудника информацию следует передать на следующий день после издания приказа.
Ответственность за нарушения и ошибки
Законодательные органы власти предусматривают ответственность для работодателей, которые не вовремя, с ошибками или вообще не передают отчетность в контролирующие структуры. Для формы СЗВ-ТД исключений нет. Если организация предоставила в ПФР неполную или искаженную информацию о персонале, то предприятие ждет административная ответственность. Предупреждение получат должностные лица, которые один раз за отчетный год нарушили сроки подачи отчета.
Штрафы в размере 50 тыс. руб. для юридического лица и 5 тыс. руб. для индивидуального предпринимателя предусмотрены для случаев, когда они дважды затянули с подачей формы СЗВ-ТД, совсем не сдали документ, отправили данные с ошибками. К тому же если работодатель допустил неточность в отчете, которая повлекла за собой проблемы у сотрудника при трудоустройстве на новом месте работы, то он по закону будет обязан возместить работнику недополученную в связи с такой ситуацией заработную плату.
Способы подачи СЗВ-ТД
Законодательством предусмотрено два варианта подачи отчета СЗВ-ТД. Предприятия и индивидуальные предприниматели могут использовать ТКС (телекоммуникационные каналы связи) или передать документ в ПФР на бумаге. В основном все зависит от количества официально трудоустроенных работников в организации или у коммерсанта. Если численность персонала превышает отметку в 25 человек, то отчетность передают через ТКС. Если количество человек меньше этого значения, то возможно использование бумажных носителей или предоставление отчета в электронном виде.
Обобщая вышесказанное
Форма СЗВ-ТД – новый вид отчета, который со временем упростит работу кадровой службы предприятия. Этот документ оформляют организации и предприниматели, если в течение отчетного месяца были какие-либо кадровые события (прием новых сотрудников, увольнение работников, перевод на другую должность, и т.д.).
Первый раз подать форму СЗВ-ТД необходимо не позднее 17 февраля текущего года. Причина введения нового отчета – переход на электронные трудовые книжки. Со временем эксперты проанализируют преимущества и слабые стороны принятия этого документа. Работодателям же можно порекомендовать, не опаздывать с заполнением и отправкой формы СЗВ-ТД, а также внимательно проверять правильность и актуальность передаваемых данных.
