Как хранить документы в ООО или ИП

За время своей работы любая компания обрастает огромным количеством документов: учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. Электронный документооборот давно вписался в деловую практику, и даже если вы предоставлете всем контрагентам документы электронно, всегда найдутся компании, которые принесут вам мукалутуры. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, звучит абсурдно, но это так.

Мы, конечно, половину бы выбросили, но отсутствие данных бумаг, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию документов.

Сверьте свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь ООО и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

  • Устав общества с ограниченной ответственностью. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  • Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО.
  • Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  • Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  • Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП).

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);

Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;

Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

  • Правила внутреннего распорядка
  • Положение о защите персональных данных работников
  • Штатное расписание
  • Трудовой договор с каждым работником
  • Личная карточка работника (форма Т-2)
  • Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  • Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  • Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  • График отпусков
  • Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  • Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  • Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  • Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  • Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  • Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  • График сменности (при наличии сменной работы)
  • Коллективный договор (если такой договор заключен)
  • Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  • Документы об охране труда
  • Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Как хранить документы организации и ИП?

Документы лучше хранить в папках, логично не прадвда ли? Кстати формировать папки лучше именно по такой структуре, как перечислена выше. То есть регистрационные с регистрационными, учетные с учетными. Прежде всего, заведите папочку с актами, товарными накладными и счет-фактурами от ваших поставщиков, где будут отражены ваши расходы. Эти документы вам могут понадобится, если налоговая засомневаевтся в сумме налогов, которую насчитает бухгалтер.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.