Москва, 69км МКАД, корп.19, БП Гринвуд
1@topbuh.ru

Как хранить документы в ООО или ИП

За время своей работы любая компания обрастает огромным количеством документов: учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. Электронный документооборот давно вписался в деловую практику, и даже если вы предоставлете всем контрагентам документы электронно, всегда найдутся компании, которые принесут вам мукалутуры. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, звучит абсурдно, но это так.

Мы, конечно, половину бы выбросили, но отсутствие данных бумаг, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию документов.

Сверьте свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь ООО и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);

Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;

Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Учетные и отчетные документы организации и ИП

К бухгалтерским документам организации относят:

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

Документы по контрольно-кассовой технике:

Кадровые документы организации и ИП

Сроки хранения документов организации и ИП

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность 5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность 1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета 5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета 5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов 4 года
Налоговые декларации 5 лет
КУДиР для УСН постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС 5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование 5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет
Документы, связанные с ККТ 5 лет
Документы по охране труда 5 лет
Трудовые договоры 75 лет
Личные дела руководителей организации постоянно
Личные дела работников 75 лет
Личные карточки работников 75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) 3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета 75 лет

Как хранить документы организации и ИП?

Документы лучше хранить в папках, логично не прадвда ли? Кстати формировать папки лучше именно по такой структуре, как перечислена выше. То есть регистрационные с регистрационными, учетные с учетными. Прежде всего, заведите папочку с актами, товарными накладными и счет-фактурами от ваших поставщиков, где будут отражены ваши расходы. Эти документы вам могут понадобится, если налоговая засомневаевтся в сумме налогов, которую насчитает бухгалтер.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

О ТопБухгалтер
10 ЛЕТ НА РЫНКЕ
Занимаемся профилактикой бизнеса и диагностируем его бухгалтерию
СУПЕРЭКСПЕРТЫ
Наша команда разнопрофильных и квалифицированных специалистов прекрасно ориентируется на российском рынке и знает специфику иностранного
ЦЕНИМ ВАШЕ ВРЕМЯ
Мы берём на себя расчёт зарплаты, отчётность, работу с банками, налоги и всё, чтобы вы свободно распоряжались своим временем
ВСЕГДА НА СВЯЗИ
Каждый ваш вопрос важный и срочный, поэтому наши специалисты на связи даже в выходные
ПОДДЕРЖКА И ПОМОЩЬ
Если по каким-то причинам вы не смогли работать с выбранным специалистом, мы моментально найдём нового
СТРАХОВКА
Мы полностью берём ответственность за процесс и результат. Даже если что-то пойдёт не так, у вас всегда будет материальная страховка
Штатный бухгалтер
  • получается всегда дороже
  • обычно это узкопрофильный специалист
  • использует сложную терминологию
  • зачастую не проявляет инициативы
  • и самостоятельности
  • почти всегда отвлекает от важных задач, поскольку затрудняется принять решение
Бухгалтер-фрилансер
  • непонятно, где и как искать
  • сложно проверить квалификацию,
    пока не приступит к работе
  • может в любой момент уйти с проекта
  • обычно не берётся за дополнительные задачи, не относящиеся к бухгалтерии напрямую
  • не всегда бывает на связи
ТопБухгалтер
  • команда профессионалов
    с многогранным опытом
    и широким кругозором
  • заранее рассчитываем стоимость
    услуг и показываем, за что вы платите
  • полная ответственность за процесс
    и результат, материальная страховка
  • мы и наши специалисты всегда на связи
  • полностью берём коммуникацию
    с налоговой на себя
  • говорим простым и доступным
    языком даже о самом сложном
Реализованные кейсы
Перейдите в блог и читайте статьи:
Мы всегда на связи
Остались вопросы или сомнения? Необходима личная консультация? Кажется, у вас специфическая ситуация? Напишите нам.

    ❌

      Напишите нам!

      Ваше имя

      Адрес электронной почты или телефон