Расходы на перевозку. Какие документы нужны?

С чего начать: когда приобретенный товар доставили до вашего склада, проверьте, кто организует перевозку и кто ее оплачивает. От этого зависит, какие документы собрать вам, как покупателю, чтобы подтвердить расходы и вычеты на товар и его доставку.

Как и любые расходы, затраты на перевозку товаров и вычет НДС необходимо подтвердить документами. Какие бумаги будут у покупателя, зависит от того, кто организует доставку товара. Смотрите, как это выглядит, на схеме. Далее разберем особенности оформления документов в разных случаях.

Товар доставил поставщик. Когда поставщик везет товар собственным транспортом, то пакет документов зависит от того, как оплачивается доставка. Допустим, она включена в цену товара. В этом случае транспортную накладную от перевозчика не ждите. Ведь договор перевозки не заключали, расходов на доставку товара нет (ст. 785 ГК, ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Минфина от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110). Для подтверждения реальности доставки товара попросите у поставщика копию путевого листа. Если это невозможно, по крайней мере зафиксируйте данные водителя и автомобиля, доставившего товар. Подойдет, к примеру, пропуск на въезд авто с товаром на территорию склада.

Товар привез перевозчик. Если доставку осуществляет сторонний перевозчик, которого нанял и чьи услуги оплатил поставщик, то он передаст вам транспортную накладную. Для подтверждения расходов на перевозку она не нужна. Но и выбрасывать документ не стоит, ведь он подтверждает, что товары действительно привезли на склад. Он поможет при возникновении спора с инспекторами.

Другая ситуация, когда перевозчика нанимает поставщик, а за доставку платит покупатель. В таком случае поставщик становится экспедитором. Какой комплект документов он составит, смотрите на схеме.

Товар забрали самовывозом. Увезли товар со склада поставщика на собственной машине? Транспортной накладной также не будет. Поэтому не забудьте составить путевой лист. Он подтвердит расходы на бензин и докажет проверяющим, что товар довезли до склада (письмо Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

Какие документы собрать покупателю, если была доставка до его склада