Пять рекомендаций по безопасному заполнению СЗВ‑СТАЖ за 2019 год

ПФР изменил формы персучета

Отправляйте в ПФР сведения на новых бланках. Фонд обновил формы СЗВ-К, АДВ-3, АДВ-2, АДИ-2, АДВ-6-1 и АДИ-5. Изменилась и форма АДВ-1, которую компании подают на новичков, чтобы зарегистрировать их в системе персучета. Новые формы действуют с 11 февраля.

Как избежать штрафа из-за сотрудника-пенсионера

Важная деталь

Сдайте СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии», если сотрудник выходит на пенсию. Срок — три рабочих дня после того, как работник подал заявление.

Ситуация: Наш сотрудник подал в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию 11 ноября 2019 года. Мы сдали на него СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии» 13 ноября 2019 года. Нужно ли повторно приводить данные по стажу этого сотрудника в СЗВ-СТАЖ за 2019 год?

Да, отразите стаж этого сотрудника в годовом СЗВ-СТАЖ. Если сотрудник оформил пенсию и уволился, то укажите в отчете только те периоды, когда он работал до выхода на пенсию. Если же сотрудник после оформления пенсии остался работать, то включите его стаж до конца года.

Обязателен ли срок сдачи отчетности, который установило отделение ПФР

Ситуация: Получили из нашего отделения ПФР уведомление, что СЗВ-СТАЖ за 2019 год от нас ждут в январе 2020 года. Вправе ли фонд оштрафовать компанию за несдачу СЗВ-СТАЖ в январе, если мы отчитаемся позже?

Нет, отделение Пенсионного фонда не вправе штрафовать вас за то, что нарушили установленный им график сдачи отчетности. Иногда отделения фонда утверждают такие индивидуальные графики. Но в них проверяющие ставят рекомендованные, а не обязательные сроки. Если вы не укладываетесь в них, то штрафовать вас фонд не вправе. СЗВ-СТАЖ за 2019 год вы должны сдать не позднее 2 марта 2020 года, так как 1 марта — выходной день (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). Только если вы пропустите эту дату и сдадите отчет позже, сотрудники фонда вправе оштрафовать компанию. Штраф составит 500 руб. за каждого сотрудника, которого вы должны были включить в отчет (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Включать ли в отчет учредителя

Ситуация: Единственный учредитель и директор — разные люди. Нужно ли указывать в СЗВ-СТАЖ учредителя?

Нет, включать учредителя в отчет не нужно, если компания не заключила с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Отражайте в СЗВ-СТАЖ только тех сотрудников, которые состоят в трудовых отношениях с организацией (п. 1.5 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

Как показать в отчете стаж декретницы

Ситуация: С 1 января 2019 года наша сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. 22 июля 2019 года она вышла на неполный рабочий день, не прерывая отпуск по уходу за ребенком. 21 октября, не дожидаясь окончания отпуска, перешла на полный рабочий день. Как отразить эти периоды в СЗВ-СТАЖ?

Неполный рабочий день в обычных условиях специально выделять в СЗВ-СТАЖ не нужно. В графах 6 и 7 раздела 3 укажите только период, в котором действовал трудовой договор. Заполните по сотруднице две строки в разделе 3. Первой строкой отразите период, когда она находилась в отпуске, — с 01.01.2019 по 21.07.2019. В графе 11 поставьте код «ДЕТИ». Второй строкой отразите период, когда она стала работать, — с 22.07.2019 по 31.12.2019. Код «ДЕТИ» уже не ставьте.

Учтите, что если сотрудница трудится в особых условиях, в графе 8 или 9 раздела 3 отразите код территориальных или особых условий труда, а также долю ставки, когда сотрудница работала неполный рабочий день (п. 2.3.6, 2.3.26 Порядка, утв. постановлением № 507п). Таким образом, во второй строке раздела 3 заполните период, когда она стала работать неполный день, — с 22.07.2019 по 20.10.2019. Не забудьте в графе 8 поставить долю ставки по занимаемой должности. К примеру, если сотрудница работает полдня, то укажите коэффициент 0,5. В третьей строке будет период с 21.10.2019 по 31.12.2019, когда сотрудница стала работать полный день. Ставку в графе 8 уже не указывайте.

Будет ли штраф, если фонд нашел расхождения в отчетности

Ситуация: Получили из фонда уведомление. Проверяющие просят пояснить расхождения в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Я проверила отчет и нашла причину несостыковки. Оказывается, мы сдали СЗВ-М на всех сотрудников, а в СЗВ-СТАЖ забыли включить директора — единственного учредителя. Есть ли возможность избежать штрафа?

Да, штрафа можно избежать, если оперативно исправите ошибку. Срок — пять рабочих дней после того, как получили уведомление от Пенсионного фонда. Если проверяющие нашли расхождения или несоответствия в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, они не вправе штрафовать страхователя без уведомления (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 20.08.2019 № Ф10-3437/2019). В течение пяти рабочих дней подайте форму СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая». Когда ПФР удостоверится, что расхождений между отчетами нет, то внесет сведения на индивидуальные лицевые счета работников.