Как считать срок хранения документов

Есть общие и специальные правила для расчета сроков хранения документов. По общим правилам, началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Речь идет о годе, когда документы последний раз использовали для учета или в ином делопроизводстве (письма Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. 1 ст. 192 ГК).

Срок хранения книги покупок и книги продаж считайте с даты последней записи в документе. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Документы, которые необходимы для списания безнадежной дебиторской задолженности, храните четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Например, договоры с контрагентами, письма, платежки. Срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. Такой вывод следует из подпункта 8 пункта 1 статьи 23, подпункта 2 пункта 2 статьи 265 НК, статьи 203 ГК.

Срок «постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет (п. 4.4 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, передайте документы на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока (п. 4.5 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Отметка «ЭПК» стоит не у всех документов, несмотря на это, рекомендуем создать экспертную комиссию в случае уничтожения любых документов. Подписи комиссии на документах об уничтожении снизят риск претензий к порядку хранения.