Как составить график отпусков на 2020 год

График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить график ​​​​нужно за две недели до начала года. Например, график отпусков на 2020 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2019 года (ст. 123 ТК).

Когда составляете график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Не забудьте про мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, если есть профсоюз. Об этом сказано в статье 123 ТК.

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. Это может быть унифицированная форма № Т-7 либо самостоятельно разработанная форма. Смотрите пример заполнения графика по унифицированной форме.

Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, а при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. Окончательно заполненный документ утверждает руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 ТК.

Частые вопросы:

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?

Ответ на вопрос зависит от формы графика отпусков, которую использует работодатель.

График отпусков составляют по унифицированной форме № Т-7 или разрабатывают форму самостоятельно. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отпусков приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Чтобы внести изменения в такой график отпусков, понадобится приказ о внесении изменений в график.

Нужно ли включать в график отпусков тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, либо только планирует с 2020 года уйти в указанные отпуска?

Да, нужно.

График отпусков устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков на следующий год. В график включите всех сотрудников организации, которые на момент составления графика имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. В том числе тех, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Если сотрудник использовал полностью ежегодный оплачиваемый отпуск ранее, то его также нужно включить в график. Такие правила установлены статьями 123 и 260 ТК. Однако при этом графы «Дата отпуска» оставляют пустыми, а в графе «Примечание» указывают, что сотрудник уже использовал дни отпуска за рабочий год.

Учтите, что работодатель обязан независимо от того, указан отпуск в графике или нет, предоставить оплачиваемый отпуск:

  • перед отпуском по беременности и родам;
  • после отпуска по беременности и родам;
  • после отпуска по уходу за ребенком.

Можно ли в графике отпусков запланировать меньше 28 дней отпуска?

Нет, нельзя, если сотрудник не отгулял уже часть отпуска авансом.

По общему правилу продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Меньше такого количества дней отдыха за полный рабочий год работодатель предоставлять сотруднику не вправе. Запланировать меньше 28 дней отдыха в графике отпусков на следующий год нельзя. Исключение – ситуация, когда сотрудник уже отгулял часть отпуска авансом. В этом случае работодатель планирует в графике только остаток отпуска, который может быть меньше 28 дней.

Если сотрудник фактически не отгуляет все дни отпуска по графику отпусков, то остатки отпуска нужно будет перенести на следующий год (ст. 124 ТК).

Нужно ли включать в график отпусков внутренних и внешних совместителей?

Да, нужно.

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, в том числе и внутренних совместителей (ст. 123 ТК). Таким сотрудникам предоставляют отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК). Поэтому внутреннего совместителя укажите в графике дважды по обеим должностям: основной и по внутреннему совместительству.

Внешний совместитель является сотрудником той организации, в которой он работает по совместительству (ст. 15, 60.1 ТК). График отпусков составляют для всех сотрудников организации, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК).

Так как отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя нужно знать время его отпуска по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК). Для этого работодатель по совместительству может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы. Также он может направить официальный запрос основному работодателю сотрудника. Такой запрос потребует письменное согласие сотрудника (ст. 86, 88 ТК).

Отпуск за какой период включать в график отпусков, если рабочий год сотрудника начинается с середины года?

В график отпусков включайте те периоды, за которые планируете предоставить отпуск сотруднику.

Отражайте в графике отпуск за текущий рабочий год сотрудника и отпуска, которые сотрудник не использовал в предыдущие периоды (ст. 123, 124 ТК). Например, если сотрудник принят 14 июня 2019 года, то в график отпусков на 2020 год можно включать 28 дней за период с 14 июня 2019 года по 13 июня 2020 года, то есть первый рабочий год. Сделайте это при условии, что сотрудник еще не использовал отпуск ранее.

Включать в график отпуск за следующий рабочий год и предоставлять его авансом работодатель вправе, но не обязан. Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 01.01.2006 № 33-16777/2012).

Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Нет, не обязательно, но безопаснее ознакомить сотрудников с графиком под подпись. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Согласно первой позиции обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись в законе нет. График отпусков не является локальным актом. Он относится к первичной учетной документации по учету кадров, то есть является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК). Аналогичные разъяснения приведены в письме Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1.

В соответствии со второй точкой зрения график отпусков все же подпадает под определение статьи 8 Трудового кодекса. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним в том числе относят график отпусков (ст. 22 ТК). Правомерность такой позиции подтверждает письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.

Чтобы избежать возможных претензий, знакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Попросите сотрудника поставить подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» графика. Второй вариант: приложите к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись. Если сотрудник отказывается подписать график отпусков, составьте об этом акт.