Как сдать 2-НДФЛ за 2018 год

Справки 2-НДФЛ за 2018 год сдавайте в ИФНС по новой форме. Работникам выдавайте справки о доходах на отдельном бланке. В обзоре – ответы на нередкие вопросы бухгалтеров, которые посодействуют заполнить справки без ошибок.

По какой форме составить

Справки 2-НДФЛ об удержанном налоге за 2018 год подайте по форме, которая приведена в приложении 1 к распоряжению ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. По данной же форме подайте сведения о невозможности удержать налог. Новые формы действуют с 1 января 2019.

В новой справке заместо 5 разделов теперь три и одно приложение. Информацию о доходах и вычетах по месяцам вынесли в отдельное приложение к справке. Что поменялось в 2-НДФЛ, смотрите в таблице, как построчно заполнить новую форму– в рекомендации Как составить справку 2-НДФЛ.

ФНС поменяла и форму реестра справок о доходах и суммах налога физлиц. Обновленный документ приведен в приложении 1 к Порядку представления справок, который утвержден распоряжением ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

Информацию о доходах за 2018 год выдавайте персоналу по отдельной форме из приложения 5 к распоряжению ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Внешне эта справка такая же, как старая 2-НДФЛ.

В какой срок сдать

Сроки представления справок 2-НДФЛ не изменились за 2018 год. Сообщите в инспекцию не позднее 1 марта, если не получилось удержать НДФЛ. Отчитаться об удержанном НДФЛ надо не позднее 1 апреля. В течение трех рабочих дней после получения заявления от работника необходимо отдать ему справку. (ч. 1 ст. 62 ТК).

На кого подавать 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ нужно подавать на всех физических лиц, кому начисляли зарплату и выплачивали другие доходы в прошлом году, за уволенных сотрудников так же отчитывайтесь. Нулевые справки подавать не нужно. Например, если компания не осуществляла деятельность и не платила и не начислила зарплату.

Заполнять ли справки на сотрудников, которым зарплату начислили, но не выплатили?

Нужно сдавать справку 2-НДФЛ, если начислили, но не заплатили зарплату. Дата получения дохода в виде заработной платы – последний день месяца, за который она начислена. Такой доход нужно включить в справку, даже если его не выплатили. Как отразить сумму НДФЛ, зависит от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет.

Подавать ли справки на сотрудницу в декрете?

Справку не подавайте, если в течение года у сотрудницы не было других доходов, кроме пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком. Такие выплаты не облагают налогом и не включают в справку 2-НДФЛ. Нулевую справку подавать не нужно.

Нужно ли подавать справку с признаком 1, если сообщили в налоговую, что налог удержать невозможно?

На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку.

Как заполнить справку

Заполняйте справку по правилам, которые утверждены приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Смотрите подборку ответов на распространенные вопросы по заполнению формы – как заполнить, если не удержали налог, сменили адрес или пересчитали доход, кто заверяет справку и другие.

Как заполнить справку, если сведения не помещаются на одной странице из-за нескольких разделов 2 с разными ставками НДФЛ?

Заполните необходимое количество страниц с разделом 2. На каждой странице укажите сквозной номер и продублируйте ИНН, КПП, номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код налогового органа (п. 1.22–1.23Порядка заполнения 2-НДФЛ).

Открыть подсказки

Как заполнить справку с признаком 2?

Укажите в разделе 2 и приложении к справке только те доходы, с которых не удержали налог. В разделе 2 укажите исчисленный, но не удержанный налог. Эти суммы будут равны. В полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная», «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» поставьте нули. Разобраться, как заполнить раздел 2, если налог не удержали, поможет таблица.

Открыть подсказки

Как заполнить справку для сотрудника?

Справку для сотрудника заполните по форме из приложения 5 к приказу № ММВ-7-11/566@. ФНС не утвердила в своем приказе порядок заполнения этой формы, поэтому используйте правила, по которым заполняли старую форму 2-НДФЛ. Коды доходов и вычетов возьмите из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Как заполнить справку, если в течение года организация сменила адрес?

В инспекцию по новому месту учета подайте две справки:

– по доходам, выплаченным до смены адреса, – со старым ОКТМО; – по доходам, выплаченным после смены адреса, – с новым ОКТМО.

В обеих справках укажите новый КПП. Чтобы верно распределить доходы между двумя справками, ориентируйтесь на дату удержания налога, а не на дату возникновения дохода у сотрудника.

Можно ли указать в справке 2-НДФЛ отрицательные значения?

Отрицательных сумм в справке быть не может. Это противоречит правилам главы 23 НК. Если по итогам года доход сотрудника пересчитали, отразите в справке итоговые суммы с учетом перерасчета. Например, когда удерживаете отпускные за неотработанный отпуск при увольнении (письмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479).

Ставить ли печать на справке 2-НДФЛ?

Печать на справке не нужна. Такого реквизита нет в бланке.

Кто подписывает справку?

Подписывает справки руководитель организации. Главный бухгалтер или бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты, может подписать справку по доверенности. Тогда реквизиты доверенности укажите в специальной строке, а в поле «налоговый агент» поставьте 2.

Как отразить доходы

В справку включите все доходы, которые облагаются НДФЛ и возникли в 2018 году. Когда налог удержали и перечислили в бюджет – неважно.

Какие коды доходов и вычетов указывать в справке?

Коды доходов и вычетов не изменились. Их перечень утвержден приложением 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Например, премии за производственные результаты укажите с кодом 2002, отпускные – с кодом 2012. Код 4800 используйте для доходов, у которых нет своих кодов. Например, для сверхнормативных суточных.

Как отразить материальную помощь и подарки в справке 2-НДФЛ?

Доходы в виде подарков и материальной помощи отразите в справке полностью, включая необлагаемую сумму. Необлагаемый лимит включите в вычеты. Используйте коды:

– 501 – 4000 руб. за год с подарков физлицам; – 503 – 4000 руб. за год с материальной помощи работнику или бывшему работнику, который вышел на пенсию по инвалидности или по возрасту; – 508 – 50 000 руб. с единовременной материальной помощи работнику при рождении (усыновлении) ребенка.

Открыть подсказки

Нужно ли включать в справку суточные?

Отразите суточные с кодом 4800 только в части, которая превышает норматив. Предельную величину суточных, освобожденных от НДФЛ, определяют не нарастающим итогом с начала года, а при каждой выплате. Указывать отдельно полную сумму и необлагаемый лимит не нужно.

Как отразить в справке зарплату за декабрь, которую выплатили в январе?

Покажите декабрьскую зарплату в приложении к справке. НДФЛ с нее отразите в разделе 2 в строках «Сумма налога исчисленная» «Сумма налога удержанная» «Сумма налога перечисленная». Для 2-НДФЛ не имеет значения, когда заплатили налог в бюджет – в декабре или январе.

Отражать ли в 2-НДФЛ больничный, который оплатили в декабре 2018 года?

Включите пособие в справку за 2018 год. Дата получения дохода – день выплаты пособия по нетрудоспособности. Срок уплаты НДФЛ с этого дохода попадает на 9 января 2018 года, но для справки 2-НДФЛ это не имеет значения. В ней отражают все доходы, которые возникли в 2018 году.

Как заполнить справку, если НДФЛ удержали, но не перечислили?

В разделе 2 укажите исчисленную, удержанную и перечисленную суммы налога. Если к моменту подачи справки НДФЛ не уплатили, перечисленный налог будет меньше удержанного. Если всю задолженность по НДФЛ погасили до сдачи 2-НДФЛ, то долг в справке не отражают – суммы налога в разделе 2 будут равны.

С чем инспекторы сверят справку 2-НДФЛ

Инспекторы сверят 2-НДФЛ с первым разделом расчета 6-НДФЛ. Исключение – строка 070 расчета 6-НДФЛ, эти данные не сверяют.

ФНС еще не обновила контрольные соотношения под новую форму справки 2-НДФЛ. Но показатели, которые нужно сравнить, не изменились, поэтому можно использовать контрольные соотношения из письма ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

Открыть подсказки

Как исправить ошибку в справке

Подайте уточненную справку, если неверно указали данные организации или сотрудника, коды доходов и вычетов, суммы в разделах 1, 2 или 3. Заполните ее по той же форме, что и первичную. Если не исправить допущенную ошибку, организацию могут оштрафовать на 500 руб. за каждую справку с недостоверными сведениями.

Открыть подсказки

В корректирующей справке укажите номер первичной и номер корректировки. В остальном уточненная справка 2-НДФЛ заполняется в том же порядке, что и первичная. Только в ней нужно указать правильные данные.

Чтобы отменить ранее поданную справку, представьте аннулирующую. Например, нужно отменить справку, если сдали ее не в ту инспекцию или не на того человека.

Как исправить ошибку, если ошибочно сдали сведения на работника филиала в ИФНС по месту учета головного офиса?

Чтобы исправить ошибку, подайте аннулирующую справку по месту нахождения головной организации. По месту нахождения филиала представьте исходную справку (письмо ФНС от 07.07.2017 № БС-4-11/13281).

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ

Статья подготовлена используя материалы БСС «Система Главбух».

admin

Vivamus vel sem at sapien interdum pretium. Sed porttitor, odio in blandit ornare, arcu risus pulvinar ante, a gravida augue justo sagittis ante. Sed mattis consectetur metus quis rutrum. Phasellus ultrices nisi a orci dignissim nec rutrum turpis semper.

Оставьте комментарий