Аутсорсинг кадрового учета

Форматы передачи кадровых функций на аутсорсинг

Существует несколько форматов сотрудничества с компанией-аутсорсером в зависимости от потребностей бизнеса:

1. Полный аутсорсинг — передача всех кадровых функций внешнему исполнителю. Подходит компаниям, которые хотят полностью сосредоточиться на основной деятельности.
2. Частичный аутсорсинг — передача отдельных участков кадрового учета (например, только оформление приемов/увольнений или ведение воинского учета). Оптимален для организаций, имеющих штатного кадровика, но желающих разгрузить его от рутинных задач.
3. Проектный аутсорсинг — привлечение специалистов для решения конкретных задач (восстановление документации, подготовка к проверке, внедрение электронного документооборота). Актуален при временном увеличении нагрузки или необходимости экспертной помощи.
4. Аутстаффинг — оформление сотрудников в штат компании-провайдера с фактическим выполнением работы в компании-заказчике. Помогает оптимизировать численность персонала и снизить административную нагрузку.

В «Топбухгалтер» вы можете выбрать наиболее подходящий формат или комбинировать их в зависимости от текущих задач бизнеса.

Кому подходит аутсорсинг кадрового учета

Аутсорсинг кадрового учета эффективен для различных категорий бизнеса:

• Малый бизнес (до 50 сотрудников) — нет экономической целесообразности содержать штатного кадровика, при этом есть риски штрафов за нарушение трудового законодательства.
• Средний бизнес (50-250 сотрудников) — возможность оптимизировать затраты на кадровую службу и получить экспертную поддержку при решении сложных вопросов.
• Крупный бизнес (свыше 250 сотрудников) — возможность сосредоточить внутренние ресурсы HR на стратегических задачах, передав рутинное делопроизводство внешним специалистам.
• Стартапы и быстрорастущие компании — возможность масштабировать кадровые процессы без необходимости расширения штата.
• Представительства иностранных компаний — помощь в адаптации к российскому трудовому законодательству и минимизация рисков.
• Сезонный бизнес — возможность гибко регулировать объем кадрового сопровождения в зависимости от сезонных колебаний численности персонала.

Особенно актуален аутсорсинг для компаний с высокой текучестью кадров, территориально распределенных организаций и бизнесов, проходящих этап трансформации или реструктуризации.

Преимущества и выгоды аутсорсинга кадрового учета

Передача кадрового учета профессионалам открывает перед бизнесом ряд стратегических преимуществ, которые сложно получить при ведении кадрового делопроизводства собственными силами.

Оптимизация расходов и ресурсов

Экономическая эффективность — один из ключевых аргументов в пользу аутсорсинга кадрового учета. Сравнительный анализ затрат показывает, что содержание штатного кадровика обходится бизнесу дороже, чем услуги аутсорсинговой компании.

При расчете стоимости штатного специалиста необходимо учитывать:

• Заработную плату и налоги
• Оплату больничных и отпусков
• Расходы на оборудование рабочего места
• Затраты на программное обеспечение и его обновление
• Расходы на обучение и повышение квалификации
• Канцелярские принадлежности и расходные материалы

При аутсорсинге все эти затраты уже включены в фиксированную ежемесячную плату. Кроме того, вы платите только за фактически выполненную работу, а не за присутствие сотрудника в офисе.

«Наши клиенты в среднем экономят от 30% до 50% затрат на ведение кадрового учета по сравнению с содержанием штатного специалиста» — отмечают эксперты.

Дополнительная экономия возникает за счет отсутствия необходимости:

• Приобретать специализированное ПО
• Оплачивать доступ к правовым системам
• Тратить ресурсы на поиск и адаптацию кадровиков при их увольнении

Снижение рисков и ошибок

Кадровое делопроизводство — сфера повышенной ответственности. Ошибки в оформлении документов могут привести к серьезным финансовым и репутационным потерям.

Основные риски при самостоятельном ведении кадрового учета:

1. Штрафы от контролирующих органов. Размер штрафов за нарушение трудового законодательства для юридических лиц может достигать 100 000 рублей за каждое нарушение.
2. Трудовые споры и судебные разбирательства. Неправильно оформленные документы могут стать причиной проигрыша в суде при трудовых спорах.
3. Репутационные риски. Проблемы с трудовой инспекцией могут негативно отразиться на имидже компании как работодателя.
4. Операционные риски. При увольнении кадровика компания может столкнуться с проблемой передачи дел и потерей важной информации.

Аутсорсинговая компания минимизирует эти риски благодаря:

• Команде профессионалов, постоянно отслеживающих изменения в законодательстве
• Многоуровневой системе контроля качества документов
• Страхованию профессиональной ответственности
• Обеспечению непрерывности процессов даже при смене конкретного исполнителя

Экспертная поддержка и соответствие законодательству

Трудовое законодательство России постоянно меняется. Только за последние три года было внесено более 25 существенных изменений в Трудовой кодекс и связанные нормативные акты. Отслеживать все новшества и правильно их применять — сложная задача для неспециализированного сотрудника.

Специалисты обеспечивают:

• Актуальность знаний. Команда экспертов ежедневно изучает изменения в законодательстве и судебную практику.
• Методологическую поддержку. Разработка локальных нормативных актов с учетом специфики бизнеса и актуальных требований закона.
• Консультационное сопровождение. Оперативные ответы на вопросы по трудовым отношениям и кадровому учету.
• Защиту при проверках. Подготовка к инспекциям контролирующих органов и сопровождение в ходе проверок.
• Индивидуальные решения. Разработка нестандартных подходов к сложным кадровым ситуациям с учетом судебной практики.

Важное преимущество — доступ к коллективному опыту команды специалистов, работающих с разными отраслями и типами бизнеса, что позволяет применять лучшие практики кадрового администрирования.

Повышение эффективности HR-процессов

Передача рутинного кадрового делопроизводства на аутсорсинг позволяет HR-специалистам компании сосредоточиться на стратегических задачах:

• Подборе и адаптации персонала
• Развитии корпоративной культуры
• Обучении и развитии сотрудников
• Разработке систем мотивации
• Управлении талантами

Аутсорсинг кадрового учета способствует:

1. Стандартизации процессов. Внедрение единых стандартов оформления документов и регламентов взаимодействия.
2. Цифровизации HR. Помощь во внедрении электронного документооборота и автоматизации рутинных операций.
3. Аналитике персонала. Предоставление структурированных данных для HR-аналитики и принятия управленческих решений.
4. Масштабируемости. Возможность быстро адаптировать кадровые процессы при росте компании без увеличения штата HR.

Компании, передавшие кадровый учет на аутсорсинг, отмечают повышение удовлетворенности сотрудников HR-сервисами благодаря более быстрому и качественному оформлению документов.

Состав и виды услуг по аутсорсингу кадрового учета

Компания предлагает комплексные решения по кадровому администрированию, адаптированные под потребности конкретного бизнеса. Наши услуги охватывают весь спектр задач кадрового делопроизводства.

Основные услуги

Базовый пакет услуг по аутсорсингу кадрового учета включает все необходимые операции для полноценного функционирования кадровой службы предприятия.

Оформление кадровых документов (прием, перевод, увольнение)

Корректное оформление трудовых отношений — основа кадрового учета и защита от претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Специалисты обеспечивают:

• Подготовку трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним
• Оформление приказов о приеме на работу, переводе, увольнении
• Ведение личных карточек работников (форма Т-2)
• Оформление и учет трудовых книжек (или электронных сведений о трудовой деятельности)
• Подготовку справок и иных документов по запросам сотрудников
• Разработку должностных инструкций и положений о подразделениях

Все документы оформляются в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом актуальной судебной практики, что минимизирует риски при возникновении трудовых споров.

Ведение табельного учета и документооборота

Точный учет рабочего времени — необходимое условие для корректного расчета заработной платы и соблюдения норм трудового законодательства.

В рамках данной услуги предоставляется:

• Разработка и внедрение форм табельного учета
• Ведение табеля учета рабочего времени
• Оформление документов по отпускам (графики, приказы, расчет компенсаций)
• Учет командировок и оформление соответствующих документов
• Документальное оформление больничных листов
• Учет сверхурочных работ и работы в выходные дни
• Ведение графиков сменности для сменного персонала

Особое внимание уделяется учету рабочего времени при нестандартных режимах работы (неполное рабочее время, суммированный учет, гибкий график), что позволяет избежать ошибок при расчете заработной платы.

Подготовка и сдача кадровой отчетности

Своевременная и корректная подготовка отчетности — залог отсутствия штрафов и претензий со стороны государственных органов.

Эксперты компании обеспечивают:

• Подготовку и сдачу отчетов в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.)
• Формирование отчетов в службу занятости (квотирование рабочих мест, сведения о вакансиях)
• Подготовку статистической отчетности по кадрам
• Формирование отчетов для военкомата
• Подготовку отчетности по иностранным работникам
• Сдачу отчетов в электронном виде с использованием ЭЦП

Наши специалисты отслеживают все изменения в формах отчетности и сроках их представления, что исключает риск пропуска сроков и некорректного заполнения форм.

Ведение воинского и миграционного учета

Воинский и миграционный учет — специфические области кадрового делопроизводства, требующие особого внимания и знания нормативной базы.

В рамках воинского учета обеспечивает:

• Постановку и ведение воинского учета в организации
• Оформление необходимых документов (карточки учета, списки)
• Взаимодействие с военкоматами
• Подготовку и сдачу отчетности по воинскому учету
• Бронирование граждан, пребывающих в запасе

В части миграционного учета наши специалисты предоставляют:

• Подготовку уведомлений о приеме/увольнении иностранных граждан
• Оформление разрешений на работу и патентов
• Постановку на миграционный учет
• Подготовку отчетности по иностранным работникам
• Консультации по особенностям труда иностранных граждан

Правильное ведение воинского и миграционного учета позволяет избежать значительных штрафов, которые могут достигать нескольких сотен тысяч рублей за каждое нарушение.

Взаимодействие с контролирующими органами

Проверки контролирующих органов — серьезное испытание для любой компании. Профессиональная поддержка в этот период критически важна.

Специалисты обеспечивают:

• Подготовку к плановым и внеплановым проверкам трудовой инспекции
• Сопровождение в ходе проверок
• Подготовку ответов на запросы контролирующих органов
• Представление интересов компании при взаимодействии с ПФР, ФСС, военкоматами
• Оспаривание решений контролирующих органов при необходимости
• Разработку плана устранения выявленных нарушений

Наш опыт взаимодействия с различными государственными органами позволяет минимизировать негативные последствия проверок и оперативно устранять выявленные недостатки.

Дополнительные услуги

Помимо базового пакета, компания предлагает дополнительные услуги, которые помогают оптимизировать кадровые процессы и решать специфические задачи.

Кадровый аудит и экспресс-диагностика

Кадровый аудит — эффективный инструмент для выявления проблемных зон в кадровом делопроизводстве и минимизации рисков.

В рамках кадрового аудита проводит:

• Проверку наличия и правильности оформления обязательных кадровых документов
• Анализ соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства
• Оценку правильности оформления трудовых отношений
• Проверку ведения трудовых книжек и личных дел
• Анализ соблюдения порядка хранения и защиты персональных данных
• Выявление рисков и потенциальных проблем при проверках

По результатам аудита клиент получает:

1. Подробный отчет о выявленных нарушениях
2. Оценку рисков и возможных штрафных санкций
3. Рекомендации по устранению нарушений
4. План мероприятий по оптимизации кадрового делопроизводства

Экспресс-диагностика — сокращенная версия аудита, позволяющая быстро оценить состояние кадрового учета по ключевым параметрам.

Восстановление кадровых документов

Отсутствие или некорректное оформление кадровых документов — распространенная проблема, особенно в растущих компаниях. Восстановление документации — сложный процесс, требующий профессионального подхода.

Специалисты обеспечивают:

• Анализ имеющейся документации и выявление пробелов
• Разработку плана восстановления документов с учетом сроков давности
• Подготовку недостающих документов задним числом (в рамках законодательства)
• Получение необходимых подписей от сотрудников
• Формирование архива кадровых документов
• Разработку регламентов для предотвращения подобных ситуаций в будущем

Восстановление документации проводится с минимальным вовлечением сотрудников компании, что позволяет избежать репутационных рисков и сохранить нормальный рабочий процесс.

Разработка и корректировка локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты (ЛНА) — фундамент кадровой политики компании и важный инструмент регулирования трудовых отношений.

Эксперты разрабатывают:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положения об оплате труда и премировании
• Положения о защите персональных данных
• Штатное расписание и положения о подразделениях
• Должностные инструкции
• Положения об аттестации персонала
• Графики отпусков и сменности
• Иные локальные акты с учетом специфики бизнеса

Все документы разрабатываются с учетом:

• Актуального законодательства
• Отраслевой специфики
• Корпоративной культуры компании
• Стратегических целей бизнеса

Правильно составленные ЛНА помогают структурировать рабочие процессы, предотвращать трудовые конфликты и защищать интересы работодателя при возникновении споров.

Онлайн-консультации и информационно-методическая поддержка

В дополнение к основным услугам компания предоставляет информационную поддержку по всем вопросам трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Клиенты получают доступ к:

• Оперативным консультациям экспертов по телефону и электронной почте
• Регулярным информационным рассылкам об изменениях в законодательстве
• Методическим материалам и шаблонам документов
• Вебинарам и онлайн-семинарам по актуальным вопросам
• Персональному кабинету с историей запросов и ответов
• Базе знаний с типовыми решениями кадровых вопросов

Информационно-методическая поддержка позволяет руководителям и HR-специалистам компании быть в курсе всех изменений и принимать обоснованные решения в сфере управления персоналом.

Когда целесообразно передать кадровый учет на аутсорсинг

Решение о передаче кадрового учета на аутсорсинг должно быть экономически и стратегически обоснованным. Существует ряд ситуаций, когда такое решение становится особенно актуальным.

Типовые ситуации и бизнес-кейсы

Практика показывает, что определенные бизнес-ситуации делают аутсорсинг кадрового учета наиболее эффективным решением.

Высокая текучесть персонала

Компании с высокой текучестью кадров сталкиваются с необходимостью постоянного оформления приемов и увольнений, что создает значительную нагрузку на кадровую службу.

Аутсорсинг в этом случае позволяет:

• Обеспечить оперативное оформление большого количества документов
• Избежать ошибок при массовом документообороте
• Сократить затраты на администрирование процессов
• Высвободить ресурсы HR для работы над снижением текучести

Примеры отраслей с традиционно высокой текучестью: розничная торговля, HoReCa, колл-центры, курьерские службы, производства с низкоквалифицированным трудом.

Частые изменения условий труда

Бизнес, в котором регулярно происходят изменения организационной структуры, должностных обязанностей, систем оплаты труда, требует постоянной актуализации кадровой документации.

Аутсорсинг помогает:

• Оперативно реагировать на организационные изменения
• Правильно оформлять все изменения условий труда
• Минимизировать риски трудовых споров при реорганизации
• Обеспечить соответствие документации новым бизнес-процессам

Такая ситуация характерна для растущих компаний, бизнесов в процессе трансформации, компаний, внедряющих новые бизнес-модели или проходящих слияния и поглощения.

Отсутствие профильных специалистов в штате

Многие компании сталкиваются с проблемой поиска квалифицированных кадровиков, особенно в регионах или узкоспециализированных отраслях.

Аутсорсинг решает эту проблему, предоставляя:

• Доступ к команде профессионалов без необходимости поиска и найма
• Гарантированное качество услуг на уровне лучших практик рынка
• Непрерывность процессов независимо от отпусков и больничных
• Экспертизу в специфических вопросах (например, работа с иностранцами)

Особенно актуально для компаний, расположенных в небольших городах, где найти специалиста с нужной квалификацией сложно, а также для стартапов, которым нецелесообразно нанимать штатного кадровика на начальном этапе.

Необходимость оптимизации затрат

В условиях экономической нестабильности или при поиске путей повышения эффективности бизнеса компании стремятся оптимизировать расходы на административные функции.

Аутсорсинг кадрового учета позволяет:

• Сократить затраты на содержание штатных специалистов
• Перевести постоянные расходы в переменные, зависящие от объема работ
• Избежать затрат на оборудование рабочих мест и программное обеспечение
• Снизить управленческие расходы на контроль кадровой службы

По данным исследований, экономия при переходе на аутсорсинг кадрового учета может составлять от 20% до 40% по сравнению с содержанием собственной кадровой службы.

Сложности с соблюдением законодательства

Постоянные изменения в трудовом законодательстве и усиление контроля со стороны государственных органов повышают риски штрафов и предписаний.

Аутсорсинг помогает:

• Обеспечить соответствие кадровой документации актуальным требованиям
• Минимизировать риски штрафов при проверках
• Получать экспертные консультации по сложным вопросам
• Своевременно адаптировать кадровые процессы к изменениям в законодательстве

Особенно актуально для компаний, работающих в сферах с повышенным вниманием контролирующих органов: строительство, производство, транспорт, компании с вредными условиями труда.

Этапы перехода на аутсорсинг кадрового учета

Переход на аутсорсинг кадрового учета — ответственный шаг, требующий системного подхода. «Топбухгалтер» обеспечивает плавный и безболезненный переход с минимальными рисками для бизнеса.

Знакомство и анализ работы кадровой службы

Первый этап сотрудничества — детальное знакомство с особенностями бизнеса клиента и спецификой кадрового учета в компании.

На этом этапе специалисты:

• Проводят встречу с руководством и ответственными лицами
• Изучают организационную структуру компании
• Анализируют текущие бизнес-процессы в области управления персоналом
• Выявляют особенности и нестандартные ситуации в кадровом учете
• Оценивают объем и состояние кадровой документации
• Определяют критические зоны и приоритетные задачи

Результатом этапа становится понимание текущей ситуации и формирование предварительного плана сотрудничества с учетом специфики бизнеса клиента.

Определение задач и объема передаваемых функций

На основе проведенного анализа формируется конкретный перечень задач, которые будут переданы на аутсорсинг, и определяется формат взаимодействия.

На этом этапе:

• Составляется детальный перечень передаваемых функций
• Определяются зоны ответственности сторон
• Устанавливаются каналы и регламенты коммуникации
• Согласовываются сроки и форматы предоставления информации
• Определяются ключевые показатели эффективности (KPI)
• Формируется команда специалистов для работы с клиентом

Четкое определение границ ответственности и ожиданий от сотрудничества — залог успешного партнерства и отсутствия недопонимания в будущем.

Проведение кадрового аудита

Перед началом полноценного сотрудничества проводится кадровый аудит для оценки текущего состояния документации и выявления потенциальных проблем.

В рамках аудита проверяются:

• Наличие и правильность оформления обязательных документов
• Соответствие локальных нормативных актов требованиям законодательства
• Корректность оформления трудовых отношений с сотрудниками
• Правильность ведения трудовых книжек и личных дел
• Соблюдение порядка хранения и защиты персональных данных
• Своевременность и полнота сдачи отчетности

По результатам аудита составляется подробный отчет с указанием выявленных нарушений, оценкой рисков и рекомендациями по их устранению.

Устранение ошибок и оптимизация документооборота

На основе результатов аудита разрабатывается и реализуется план по устранению выявленных нарушений и оптимизации кадровых процессов.

Этот этап включает:

• Восстановление отсутствующих документов
• Исправление ошибок в имеющейся документации
• Разработку или корректировку локальных нормативных актов
• Внедрение эффективных шаблонов и форм документов
• Оптимизацию процессов согласования и подписания документов
• Настройку электронного документооборота (при необходимости)

Особое внимание уделяется устранению критических нарушений, которые могут привести к штрафам при проверках контролирующих органов.

Организация взаимодействия и назначение ответственных

Для обеспечения эффективного сотрудничества необходимо выстроить четкую систему взаимодействия между компанией-клиентом и аутсорсером.

На этом этапе:

• Назначаются ответственные лица с обеих сторон
• Разрабатываются и утверждаются регламенты взаимодействия
• Определяются сроки и форматы предоставления информации
• Настраиваются защищенные каналы передачи данных
• Проводится обучение сотрудников клиента новым процедурам
• Устанавливаются процедуры эскалации при возникновении проблем

Компания предлагает различные форматы взаимодействия: от полностью удаленной работы до присутствия специалиста в офисе клиента по согласованному графику.

Передача кадровой документации

Заключительный этап перехода — физическая передача документации и начало полноценного обслуживания.

Процесс передачи включает:

• Составление акта приема-передачи документов
• Проверку комплектности и состояния документации
• Организацию безопасной транспортировки документов (при необходимости)
• Настройку доступа к информационным системам клиента
• Передачу электронных версий документов
• Подписание акта о начале оказания услуг

После завершения передачи документации начинается регулярное обслуживание в соответствии с согласованным объемом услуг и регламентами взаимодействия.