Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ

Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ – это отчет о пенсионном стаже сотрудников, который обычно по итогам года сдают в ПФР. Иногда отчитаться нужно и в течение года. Форму заполняйте нарастающим итогом и только за периоды с 1 января 2017 года. Рассмотрим, как ее заполнить и сдать.

Кто сдает

Форму СЗВ-СТАЖ сдают организации и предприниматели, которые выплачивают физлицам вознаграждения:
– по трудовым договорам;
– гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг;
– договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Об этом сказано в пункте 1.5 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п. 

Ситуация: нужно ли сдавать отчет СЗВ-СТАЖ на генерального директора, который является единственным учредителем

Да, нужно.

По общему правилу с генеральным директором – единственным учредителем трудовой договор заключать не обязательно. Вместе с тем, директор-учредитель является застрахованным лицом для целей обязательного пенсионного страхования. Он состоит в трудовых отношениях с организацией независимо от того, есть ли с ним письменный трудовой договор и получает ли он зарплату. Сведения на директора – единственного учредителя в отчете СЗВ-СТАЖ сдавайте. Данные выводы следуют из пункта 1 статьи 7 Закона от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ, статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Ситуация: должен ли сдавать отчет СЗВ-СТАЖ предприниматель, у которого нет наемного персонала и нет выплат физлицам по ГПД

Нет, не должен.

Форму СЗВ-СТАЖ подают только за сотрудников, которые работают по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если у предпринимателя нет наемного персонала и он не выплачивает никому вознаграждения по ГПД, то и сдавать сведения СЗВ-СТАЖ он не обязан. Данные выводы следуют из статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Срок сдачи

Форму СЗВ-СТАЖ сдают по итогам года. Срок сдачи – не позднее 1 марта следующего года. Первый раз эту форму нужно сдать за 2017 год, не позже 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Есть случаи, когда отчет СЗВ-СТАЖ сдают и в течение отчетного года:

Случаи, когда нужно сдать отчет Срок
Сотрудник выходит на пенсию В течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет заявление о представлении индивидуальных сведений
Организация ликвидируется в течение года В течение месяца с даты, когда утвердили промежуточный ликвидационный баланс
Происходит реорганизация В течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт.

Крайний срок – день, когда в ИФНС подали документы для госрегистрации реорганизации. В случае реорганизации в форме присоединения к другому юрлицу организация, которая присоединяется, направляет сведения в ПФР не позднее даты, когда подали в ИФНС документы для госрегистрации реорганизации

У страхователя-работодателя прекращается статус адвоката или полномочия нотариуса, который занимается частной практикой Одновременно с заявлением о снятии с регистрационного учета в качестве страхователя

Таковы требования пунктов 2, 3 и 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Сдайте по нему сведения в общем порядке – до 1 марта следующего года. Копию сведений СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику выдайте ему на руки при увольнении (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Куда сдавать

Организации сдают СЗВ-СТАЖ в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по своему месту регистрации. Предприниматели – по месту жительства (п. 1 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Если у вашей организации есть обособленные подразделения, учтите ряд особенностей. Если у подразделения отдельный расчетный или лицевой счет и вознаграждения сотрудникам вы начисляете обособленно, сдавайте СЗВ-СТАЖ в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения. Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». Это следует из статьи 11 Закона от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ.

Как сдать

Как сдать расчет, зависит от количества сотрудников.

Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде с ЭЦП. Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронном виде с ЭЦП – на усмотрение страхователя. Отчет форме СЗВ-СТАЖ сдавайте одновременно с формой ОДВ-1.

Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ, пункта 1.7 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 января 2017 № 3п.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из пяти разделов:
– раздел 1 «Сведения о страхователе»;
– раздел 2 «Отчетный период»;
– раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
– раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
– раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Бумажную форму СЗВ-СТАЖ можно заполнять на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку любого цвета, кроме красного и зеленого. Отчет заполняйте печатными буквами. Подчистки и исправления запрещены.

Страницы отчета нумеруйте в сквозном порядке. Показатель номера в поле «Стр.» заполняют так: 00001 – первая страница, 00002 – вторая страница и т. д.

В шапке формы впишите:
– регистрационный номер в ПФР, его присвоили организации или ИП при регистрации в качестве страхователя в ПФР. Этот номер возьмите из уведомления о регистрации организации или уведомления о регистрации физлица, которое выдал Пенсионный фонд РФ. Также регномер можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП – скачать их можно бесплатно с сайта ФНС России;
– ИНН. Его посмотрите в свидетельстве о постановке на учет организации или свидетельстве о постановке на учет физического лица, которое выдала налоговая инспекция при регистрации. У организаций ИНН состоит из 10 знаков, поэтому в последних ячейках поставьте прочерки;
– КПП. Его также посмотрите в свидетельстве о постановке на учет организации. Предприниматели данный реквизит не заполняют.

Таковы требования пунктов 2.1–2.1.3 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п.

Раздел 1

Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке.

По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование организации по учредительным документам. Можно указывать наименование в латинской транскрипции. Предприниматели указывают свои Ф. И. О. так же, как они записаны в свидетельстве о постановке на учет.

В блоке «Тип сведений» знаком «X» укажите тип представляемой формы:
– «Исходная» – сведения подаете в первый раз;
– «Дополняющая» – в исходной форме сведений на сотрудника не было или они были с ошибкой;
– «Назначение пенсии» – подаете сведения на сотрудника, который выходит на пенсию в течение года.

Для каждой формы в разделе «Тип сведений» можно заполнить только один из показателей:
или «Исходная», или «Назначение пенсии», или «Дополняющая».

Таковы требования пунктов 2.1–2.1.5 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п.

Раздел 2

В поле «Календарный год» поставьте год, за который представляете отчет. Например, если сдаете форму за 2017 год, укажите «2017» (п. 2.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п).

Раздел 3

В разделе 3 отражают сведения о периодах работы застрахованного лица.

В графе 1 укажите порядковый номер записи в порядке возрастания без пропусков и повторений. Номер присваивайте по каждому сотруднику. Если данные о периодах работы отражены в нескольких строках, порядковый номер присваивайте только первой записи.

В графах 2–4 укажите в именительном падеже фамилию, имя и отчество сотрудника. Графы «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения. Графу «Отчество» не заполняйте, если отчества по паспорту нет (например, для иностранных сотрудников).

В графе 5 впишите страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС). Если у сотрудника нет СНИЛС, оформите его – либо сами обратитесь в ПФР, либо отправьте сотрудника получать документы.

В графах 6 и 7 «Период работы» укажите даты, когда сотрудник начал и закончил работать, в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2016 года, в отчете за 2017 год в графе «Период работы» укажите «с 01.01.2017 по 31.12.2017». В отчет также включайте сотрудников на ГПД и совместителей. Данные о периодах работы берите из табелей, договоров ГПД.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняйте по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Если по какому-либо сотруднику нужно отразить несколько периодов работы, то каждый из периодов указывайте в отдельной строке. При этом повторно заполнять графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» не нужно.

Если отражаете периоды работы по ГПД, то одновременно в графе 11 укажите один из кодов:
– «ДОГОВОР» – когда в отчетном периоде была оплата по договору;
– «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – когда оплаты еще не было.

Ситуация: как отразить в СЗВ-СТАЖ периоды, когда сотрудник работал как по трудовому договору, так и по ГПД 

Если в течение отчетного периода сотрудник работал и по трудовому, и по гражданско-правовому договору, то эти временные отрезки укажите в отдельных строках по каждому из видов договоров. Период работы по ГПД заполняйте одновременно с одним из кодов:
– «ДОГОВОР»;
– «НЕОПЛДОГ»;
– «НЕОПЛАВТ».

Этот код ставьте в графе 11.

Графа 11

В графу 11 вносите сведения:
– о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;
– периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.

Коды периодов указывайте из Классификатора.

При заполнении графы 11 учитывайте три особенности:

1. Если сотрудник занят на вредных работах неполное рабочее время, в графе 11 укажите периоды работы. Такое правило применяйте в любом из перечисленных случаев, если сотрудник:
– имеет право на досрочную пенсию;
– трудится на вредных работах полный рабочий день, но не полную неделю из-за сокращения объемов производства, кроме работ, указанных в пунктах 13 и 19–21 части 1 статьи 30 Закона от 28 декабря 2013 № 400-ФЗ;
– трудится на работах, по которым периоды работы определил Минтруд России по согласованию с ПФР или предусмотренных списками, которые по условиям организации труда не могут выполняться постоянно.

Периоды работ считают по фактически отработанному времени (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 № 516).

Количество месяцев, которые принимают к зачету в стаж на соответствующих видах работ, определите так:

Количество месяцев, засчитываемых в стаж = Суммарное число фактически отработанных полных дней :

Число рабочих дней в месяце в среднем за год:

21,2 – при пятидневной рабочей неделе;
25,4 – при шестидневной рабочей неделе

Полученное количество месяцев округлите до двух знаков. Целая часть полученного числа составляет количество календарных месяцев. Его переведите в календарные дни:

Количество календарных дней, засчитываемых в стаж = Полное количество календарных месяцев × 30

Так предусмотрено пунктами 2.3.13–2.3.15 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 января 2017 № 3п.

2. Если в графе 11 нужно указать одновременно более одного кода, коды указывают двумя строчками. При этом всегда в первой строке указывайте коды, которые обозначают замещение государственных или муниципальных должностей:
– ЗГДС – государственной должности субъекта РФ на постоянной основе;
– ЗГД – государственной должности РФ;
– ЗГГС – государственной гражданской службы РФ;
– ЗМС – муниципальной службы;
– ЗМД – муниципальной должности на постоянной основе.

Графы 8–10, 12, 13

Графы 8–10, 12 и 13 заполняйте, только если условия работы сотрудника дают право на досрочную пенсию. Укажите коды, которые соответствуют таким условиям труда (п. 2.3.6, 2.3.7, 2.3.10, 6.6.5Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п).

Графу 8 заполняйте, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. Например, это сотрудники, которые трудятся на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, а также в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Укажите в этой графе нужный код из Классификатора.

Если сотрудник работает полный рабочий день в режиме неполной рабочей недели, период работы отражайте по фактически отработанному рабочему времени. Если сотрудник работает в режиме неполного рабочего дня, отражайте объем работ (долю ставки) в данный период.

Это следует из пункта 2.3.6 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п.

Графа 9

В графе 9 укажите код особых условий труда сотрудника, с выплат которому начислили страховые взносы в ПФР по дополнительным тарифам. Графу 9 заполните, только если за периоды работы в особых условиях уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Код особых условий труда укажите по Классификатору.

Если сотрудник выполняет работы из списков 1 или 2, утвержденных постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 № 10, в графе 9 поставьте два кода:

– один – по Классификатору;
– второй код – из соответствующей позиции списка 1 или 2.

Графу 9 не заполняйте, если:
– особые условия не подтверждены документально;
– не заплатили страховые взносы по доптарифу (либо не должны перечислять вообще, либо начислили, но не заплатили).

Графа 10

В графе 10 укажите код основания для исчисления страхового стажа сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию. Код возьмите в Классификаторе.

Графы 12 и 13

В графе 12 поставьте код условий досрочного назначения пенсии по Классификатору. Эту графу заполняйте, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу.

В графе 13 укажите дополнительную информацию для досрочного назначений пенсии:
– налет часов (часов, минут);
– фактически отработанное время (месяцев, дней);
– объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
– количество учебных часов.

При заполнении граф 12 и 13 учитывайте следующие особенности:

1. Данные о налете часов работников летного состава гражданской авиации (часов, минут) заполняйте, только если в графе 12 указан один из кодов: САМОЛЕТ, СПЕЦАВ.

2. Данные о налете часов участников испытательных полетов (часов, минут) заполняйте, если в графе 12 указан один из кодов ИТСИСП, ИТСМАВ, ИНСПЕКТ, ЛЕТИСП.

3. Объем работ (доля ставки) по занимаемой должности для медицинских работников заполняйте, если в графе 12 указан один из кодов: 27-СМ, 27-ГД, 27-СМХР, 27-ГДХР.

4. Ставка (доля ставки) и количество учебных часов, отработанных педагогами в школах и других учреждениях для детей, заполняйте одновременно с указанием в графе 12 одного из кодов: 27-ПД, 27-ПДРК.

Если сотрудник работает в особых территориальных условиях или на работах, дающих право на досрочную пенсию, коды территориальных условий и особых условий труда не указывайте, если в графе 11 вы поставили следующие коды:
– ДЕТИ – отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет;
– ДЛДЕТИ – отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;
– НЕОПЛ – отпуск за свой счет, время простоя по вине сотрудника, другие неоплачиваемые периоды;
– КВАЛИФ – повышение квалификации с отрывом от производства;
– ОБЩЕСТ – исполнение государственных или общественных обязанностей;
– СДКРОВ – дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха;
– ОТСТРАН – отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине сотрудника;
– УЧОТПУСК – дополнительные отпуска сотрудникам, которые совмещают работу с обучением;
– ЧАЭС – дополнительный отпуск граждан, которые пострадали от радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
– ДОПВЫХ – дополнительные выходные дни лицам, которые ухаживают за детьми-инвалидами.

Примеры, как заполнить раздел 3

Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет и в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет

Е.И. Иванова в 2017 году находилась в отпусках по уходу за ребенком:
– до 1,5 лет – до 1 марта 2017 года (включительно);
– до трех лет – с 2 марта 2017 года.

Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, а затем вышла на работу

Е.И. Иванова до 15 октября 2017 года находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. С 16 октября 2017 года Иванова вышла на работу.

Бухгалтер заполнил в разделе 3 две строки. Одну – на период до выхода на работу, с кодом «ДЕТИ». Другую – за период работы после выхода из отпуска.

Раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ бухгалтер заполнил так:

Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ по сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию

Е.И. Иванова работает в должности врача на полную ставку. В период с 1 по 14 апреля она была на повышении квалификации с отрывом от работы. А в период с 5 по 12 июня Иванова болела.

Бухгалтер заполнил раздел 3 по Ивановой так:

Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ по сотруднику, который занят на вредных работах

В.Н. Волков работает газосварщиком. Эта профессия входит в Список 1 работ с вредными условиями труда, утвержденный постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 № 10. Код профессии – 2320000-11620.

С 15 по 22 марта 2017 года Волков болел. С 10 по 12 мая 2017 года сотрудник был в отпуске за свой счет. А в период с 5 по 25 июня 2017 года – в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Бухгалтер заполнил раздел 3 так:

Графа 14

Графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» заполняйте символом «X» только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря отчетного календарного года.

Разделы 4 и 5

Разделы 4 и 5 заполняйте только для форм СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии».

В разделе 4 в соответствующем поле поставьте отметку знаком «Х» о начислении и уплате страховых взносов за период работы, указанный в разделе 3.

Раздел 5 заполняйте, только если у вас есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении работника, занятого на вредных работах. В нем поставьте отметку об уплате взносов знаком «Х» и укажите периоды, за которые платили взносы.

Это следует из пунктов 2.4, 2.5, 6.6.12 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 января 2017 № 3п.

Ответственность

Если вы не сдадите в срок отчет СЗВ-СТАЖ или подадите с неполными или недостоверными данными, то вас оштрафуют. Сумма штрафа составит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет.

Если количество сотрудников – 25 и больше, сдавать сведения по ним страхователь обязан в электронной форме. Если это правило нарушить и сдать СЗВ-СТАЖ на бумаге, страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Есть еще один административный штраф – если не представить в ПФР сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, должностных лиц оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Примеры, как заполнить СЗВ-СТАЖ

Пример, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ при увольнении на пенсию

15 мая 2017 года А.С. Глебовой исполняется 55 лет. Она увольняется в связи с выходом на пенсию. 10 мая Глебова написала заявление о предоставлении на нее сведений в ПФР.

В период с 10 по 22 февраля 2017 года Глебова была на больничном.
С 1 по 5 марта 2017 года Глебова была в административном отпуске.

Бухгалтер заполнил на Глебову сведения СЗВ-СТАЖ и сдал его в ПФР. Один экземпляр отчета бухгалтер передал Глебовой.

Пример, как заполнить сведения СЗВ-СТАЖ за 2017 год

В организации работает четыре сотрудника.

1. Е.И. Иванова.
В период с 1 января по 1 февраля 2017 года работала по ГПД. С 2 февраля 2017 года работает по трудовому договору. С 15 по 22 марта 2017 года она была на больничном. А с 10 по 18 октября 2017 года – в очередном отпуске.

2. А.С. Глебова.

Устроилась на работу с 4 сентября 2017 года. Больничных и отпусков не было.

3. А.П. Львов.
Работает по трудовому договору с 2016 года. В период с 5 по 25 июня 2017 года был в очередном отпуске.

4. В.Н. Зайцева.
До 15 марта 2017 года включительно была в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. С 16 марта 2017 года вышла на работу на полный рабочий день. Больничных и отпусков не было. 31 декабря она уволилась.

Бухгалтер заполнил форму СЗВ-СТАЖ за 2017 год.

Как передавать копии сотрудникам

Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой данные только о нем. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из СЗВ-СТАЖ передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Выдавайте выписку из сведений за все время работы с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.

Такие выводы следуют из пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

 

Комментарии закрыты