Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ

Андрей Кизимовкандидат экономических наук, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

С 2016 года о суммах НДФЛ, удержанных из доходов физлиц, нужно отчитываться ежеквартально. Для этого составляют форму 6-НДФЛ. Она утверждена приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450. В этом же документе есть электронный формат и порядок заполнения.

В данной рекомендации – подробно о том, как заполнить каждую графу расчета 6-НДФЛ и как сдать отчет в инспекцию. Но прежде подчеркнем: новая форма не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. Эти отчеты по-прежнему нужно подавать в налоговые инспекции в сроки, установленные пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, – не позднее 1-го апреля года, следующего за отчетным. Отличие справки 2-НДФЛ и формы 6-НДФЛ в том, что справку сдают за каждого человека, а новую форму – в целом по организации.

Кто должен составлять и сдавать расчеты 6-НДФЛ

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Основание, по которому организация или предприниматель признается налоговым агентом (ст. 226 или 226.1 НК РФ), значения не имеет (письмо Минфина России от 2 ноября 2015 г. № 03-04-06/63268).

Как правило, налоговые агенты по НДФЛ – это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые выплачивают доходы по трудовым договорам. Или заказчики – организации и предприниматели, которые выплачивают доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.

Если в течение отчетного периода организация или предприниматель не выплачивали никаких доходов физлицам, сдавать форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями не нужно. Ведь эти расчеты должны сдавать налоговые агенты (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ). А если никаких выплат не было, обязанности налогового агента не возникают.

Какие доходы включать в расчет

В расчет по форме 6-НДФЛ включайте все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. Это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы (п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

Когда сдавать

Расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в следующие сроки:

  • по итогам I квартала – не позднее 30 апреля,
  • по итогам полугодия – не позднее 31 июля,
  • по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября,
  • по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.

Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21 декабря 2015 г. № БС-4-11/22387).

Впервые форму 6-НДФЛ нужно сдать за I квартал 2016 года (ч. 3 ст. 2, ч. 3 ст. 4 Закона от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ). Срок – до 4 мая 2016 года (включительно).

Куда сдавать

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие расчеты в инспекции, где они состоят на учете, по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

№ п/п Кто и где и получает доходы Куда подавать форму 6-НДФЛ Основание
1 Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения п. 2 ст. 230 НК РФ
2 Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений.

Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции

абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ,

письмо ФНС от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129

3 Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях письма Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/3-222, ФНС России от 30 мая 2012 г. № ЕД-4-3/8816
  • по доходам за время, отработанное в головном отделении
В инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения)
  • по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях
В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения)
4 Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования абз. 3 п. 4 ст. 83, абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ
5 Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений Выберите инспекцию самостоятельно:

  • либо по местонахождению обособленных подразделений;
  • либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. В таком случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений
абз. 5 п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо Минфина России от 2 сентября 2015 г. № 03-04-06/50652
6 Сотрудники, работающие у предпринимателей в деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения В инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ

Порядок заполнения

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняйте по общим правилам для налоговой отчетности. Также учтите особенности, которые прописаны в Приложении 2 к приказу ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Форма 6-НДФЛ небольшая. Но все разделы в ней обязательны. Форма включает в себя:

  • титульный лист;
  • раздел 1 «Обобщенные показатели»;
  • раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

В целом форму составляют нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за календарный год. Сведения для заполнения расчета берите из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 2.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, отразите их в дополнительных страницах. Итоговые показатели раздела укажите только на последней странице.

Все страницы составленного расчета пронумеруйте по порядку: «001», «002», «003» и т. д. Любые поля, где приводят ту или иную сумму (например, размер дохода, выплаченного работникам), должны быть заполнены. Если у организации не было выплат, в них вместо прочерков проставьте «0».

Такие правила прописаны в пунктах 1.2–1.12 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Титульный лист

В верхней части титульного листа проставьте ИНН и КПП организации. Если подаете форму по обособленному подразделению, указывайте КПП подразделения. При заполнении ИНН организации в двух последних ячейках ставят прочерки. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают только свой ИНН.

В строку «Номер корректировки» первичного расчета впишите «000». Если сдаете исправленный расчет, укажите порядковый номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Отчетный период (код)» проставьте код:

  • 21 – при сдаче расчета за I квартал;
  • 31 – при сдаче расчета за полугодие;
  • 33 – при сдаче расчета за девять месяцев;
  • 34 – при сдаче расчета за год.

Далее в графе «Налоговый период (год)» укажите год, за который подаете расчет (например – 2016).

По строке «Представляется в налоговый орган (код)» укажите код налоговой инспекции, в которую подаете расчет. Код ИФНС можно определить по адресу регистрации с помощью интернет-сервиса на официальном сайте ФНС России.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» также проставляются специальные трехзначные коды:

  • 120 – по месту жительства предпринимателя;
  • 125 – по месту жительства адвоката;
  • 126 – по месту жительства нотариуса;
  • 212 – по месту учета российской организации;
  • 213 – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
  • 220 – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
  • 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения;
  • 335 – по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации.

В строке «Налоговый агент» укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.

Коды ОКВЭД указывайте в соответствии с классификатором ОК 029-2014.

Раздел 1

В Разделе 1 «Обобщенные показатели» укажите общую сумму начисленных доходов, предоставленных вычетов, а также общую сумму начисленного и удержанного налога. Раздел 1 заполняйте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письмо ФНС России от 18 февраля 2016 г. № БС-3-11/650). В состав обобщенных показателей включайте доходы (вычеты, суммы налога) по операциям, совершенным в течение отчетного периода. Например, в разделе 1 за полугодие должны быть отражены показатели за период с 1 января по 30 июня включительно.

По каждой налоговой ставке нужно составить отдельный раздел 1. Строки 060–090 в такой ситуации заполняйте только на первой странице.

В строке 010 укажите налоговую ставку.

По строке 020 отразите весь доход сотрудников нарастающим итогом с начала года. В строке 025 выделите доходы в виде дивидендов.

В строке 030 нужно показать общую сумму вычетов по всем сотрудникам – на эту сумму будет уменьшен налогооблагаемый доход. Строку заполняйте также нарастающим итогом с начала года.

В строке 040 отразите сумму исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Она должна быть равна:

Сумма исчисленного НДФЛ (строка 040) = Общий доход (строка 020) Общий вычет (строка 030) x Ставка НДФЛ (строка 010)

Аналогично заполняйте строку 045 по дивидендам:

Сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам (строка 045) = Общий доход по дивидендам (строка 025) x Ставка НДФЛ (строка 010)

В строке 050 укажите сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.

В строке 060 укажите количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода.

По строке 070 покажите сумму удержанного налога, в строке 080 – сумму НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана. По строке 090 укажите сумму налога, возвращенного в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса РФ.

Такие правила установлены пунктом 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Важно: суммы исчисленного (строка 040) и удержанного (строка 070) НДФЛ могут не совпадать. Неравенство будет, если какой-либо доход уже признан, налог с него исчислен, но фактической выплаты еще не было. Например, датой фактического получения зарплаты считается последний день месяца. В этот день величина дохода известна и сумма налога, которая должна быть удержана из этого дохода (исчисленный НДФЛ), определена. Однако удержать эту сумму до фактической выплаты дохода невозможно. Поэтому показатель для заполнения строки 070 появится только после того, как зарплата будет выдана.

Возможное несоответствие показателей строк 040 и 070 формы 6-НДФЛ предусмотрено контрольными соотношениями. Подтверждает это и письмо ФНС России от 15 марта 2016 г. № БС-4-11/4222.

Ситуация: как в расчете 6-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов

Общую сумму дохода отразите по строке 020, а не облагаемую налогом сумму – по строке 030 раздела 1 формы 6-НДФЛ.

Доходы, которые освобождены от налогообложения не полностью, а только в пределах норм, отражают в расчете 6-НДФЛ так же, как в справке 2-НДФЛ. То есть в состав доходов включайте всю выплаченную сумму, а ту часть, которая не облагается НДФЛ, отражайте в составе вычетов.

Например, сотрудник получил от организации подарок стоимостью 6000 руб. От налогообложения освобождена не вся эта сумма, а только ее часть в размере 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В разделе 1 расчета 6-НДФЛ общую стоимость подарка нужно указать по строке 020, а сумму вычета – по строке 030. В результате налоговая база по этому доходу 2000 руб. (6000 руб. – 4000 руб.), а сумма НДФЛ, которая должна быть удержана со стоимости подарка, – 260 руб. (2000 руб. × 13%).

Если доход выплачен в сумме, не превышающей норматив, то обязанность рассчитать и удержать НДФЛ у налогового агента не возникает. Тем не менее эту сумму тоже нужно отразить в расчете 6-НДФЛ. Это позволит правильно рассчитать НДФЛ, если в течение года налоговый агент будет неоднократно выплачивать доходы, которые частично освобождены от налогообложения. Ведь форму 6-НДФЛ нужно составлять нарастающим итогом с начала года (п. 3.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

Например, в марте организация оказала сотруднику материальную помощь в размере 3000 руб. В июне этот же сотрудник вновь обратился за материальной помощью, и ему было выплачено 5000 руб.

В расчете 6-НДФЛ за I квартал материальная помощь, выплаченная в марте, отражена:
– по строке 020 – 3000 руб.;
– по строке 030 – 3000 руб.

В расчете 6-НДФЛ за полугодие отражаются обе выплаты:
– по строке 020 – 8000 руб.;
– по строке 030 – 4000 руб.

Таким образом, по итогам I квартала материальная помощь отражена как выплата, полностью освобожденная от налогообложения. А по итогам полугодия – как выплата, освобожденная от налогообложения в пределах норматива, установленного пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Раздел 2

В разделе 2 указывают даты получения и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, все доходы придется сгруппировать:
– по датам, когда они были фактически выплачены;
– по срокам, когда удержанные из этих доходов суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.

То есть для каждой даты фактической выплаты указывайте отдельную сумму налога. А если в один день вы выплачивали доходы, для которых установлены разные сроки уплаты НДФЛ, то эти суммы тоже нужно указать раздельно. Об этом сказано в письме ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538.

В раздел 2 включайте только те показатели, которые относятся к трем последним месяцам отчетного периода (письмо ФНС России от 18 февраля 2016 г. № БС-3-11/650). Например, в разделе 2 расчета за полугодие нужно отразить доходы и НДФЛ (с разбивкой по датам) по операциям, совершенным в периоде с 1 апреля по 30 июня включительно.

Заполняя раздел 2, укажите:

  • по строке 100 – даты фактического получения доходов,
  • по строке 110 – даты удержания налога,
  • по строке 120 – даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 января 2016 г. № БС-4-11/546),
  • по строке 130 – сумму дохода, которую налоговый агент перечислил на дату по каждой строке 100,
  • по строке 140 – сумму налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.

Об этом сказано в пунктах 4.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Письмом от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/3852 ФНС России установила новые контрольные соотношения показателей расчета 6-НДФЛ. С их помощью бухгалтер может:
– самостоятельно проверить, правильно ли он составил расчет;
– выяснить, какие несоответствия вызовут вопросы при камеральной проверке;
– узнать, что предпримут проверяющие, обнаружив ту или иную ошибку.

Прежние контрольные соотношения, установленные письмами ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23081, от 20 января 2016 г. № БС-4-11/591, при проверке формы 6-НДФЛ не применяйте.

Ситуация: нужно ли отражать в расчете 6-НДФЛ доходы, налоговая база по которым равна нулю. Например, сумма стандартных вычетов больше начисленной зарплаты

Да, нужно.

Начисленная зарплата – это доход сотрудника, который нужно отразить в форме 6-НДФЛ. Никаких исключений для доходов, налоговая база по которым равна нулю, в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450, нет.

По общему правилу зарплату, начисленную сотруднику, нужно отразить по строке 020, а сумму стандартных налоговых вычетов – по строке 030 раздела 1 расчета. Это правило действует и в том случае, если за счет вычетов налоговая база равна нулю.

Дата фактического получения дохода в виде зарплаты – последний день месяца, за который она начислена. Эту дату укажите по строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ.

По строке 110 раздела 2 укажите дату удержания налога, то есть дату, когда зарплату выдали из кассы или перечислили на счет сотрудника.

По строке 120 раздела 2 укажите срок перечисления налога с доходов в виде оплаты труда. Это следующий день после выдачи зарплаты. Cтроку 120 нужно заполнить даже в том случае, если фактически из доходов сотрудника НДФЛ не удержали. Например, когда сумма стандартных вычетов больше начисленной зарплаты.

По строке 130 раздела 2 укажите фактически выплаченную сумму зарплаты, а по строке 140 – сумму НДФЛ, которая в данной ситуации будет равна нулю.

Важно: если в расчет включаете доходы, начисленные за 2015 год, но выплаченные в 2016 году, их нужно отражать только в разделе 2 (письмо ФНС России от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058).

Пример, как отразить в форме 6-НДФЛ доходы, налоговая база по которым равна нулю

В организации «Альфа» зарплату за декабрь 2015 года выплатили 28 декабря. А секретарю Е.В. Ивановой начислили в декабре 2015 года, а выплатили только 24 марта 2016 года.

Иванова работает неполный рабочий день, ее оклад – 5500 руб. В 2015 году Ивановой был положен вычет на ребенка-инвалида в размере 6000 руб. как единственному родителю.

Выплату зарплаты Ивановой за декабрь 2015 года бухгалтер отразил только в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2016 года:

  • по строке 100 – 31.12.2015;
  • по строке 110 – 24.03.2016;
  • по строке 120 – 25.03.2016;
  • по строке 130 – 5500;
  • по строке 140 – 0.

Показатели «переходных» периодов

Если зарплата начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом, при заполнении формы 6-НДФЛ учитывайте следующие особенности.

В разделе 1 выплаты отражают нарастающим итогом. А в разделе 2 – за последние три месяца отчетного периода. При этом «переходящие» выплаты нужно отразить в расчете в том отчетном периоде, когда операция завершена.

Например, если зарплату, начисленную за март, выплатили в апреле, показатели по этой зарплате в расчете за I квартал отразите только в разделе 1 (сумму начисленной зарплаты и исчисленного налога). А поскольку зарплату выплатили в апреле, то и налог фактически удержан в апреле. Поэтому раздел 2 по мартовской зарплате заполните в расчете за полугодие.

Что касается зарплаты за декабрь 2015 года, выплаченной в 2016 году, то в разделе 1 расчета за I квартал 2016 года ее отражать не надо. Однако в разделе 2 сумму декабрьской зарплаты нужно показать в периоде выплаты. Например, если зарплата за декабрь 2015 года выплачена в январе 2016 года, сумму выплаты и удержанного налога отразите в разделе 2 за I квартал 2016 года.

Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058, от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553.

Пример: как отразить в расчете 6-НДФЛ переходящие выплаты

За декабрь 2015 года начислена зарплата в сумме 100 000 руб. Сумма НДФЛ – 13 000 руб. Зарплата выплачена 12 января 2016 года.

За январь 2016 года начислена зарплата в сумме 200 000 руб. Сумма НДФЛ – 26 000 руб. Зарплата выплачена 2 февраля 2016 года.

За февраль 2016 года начислена зарплата в сумме 200 000 руб. Сумма НДФЛ – 26 000 руб. Зарплата выплачена 3 марта 2016 года.

За март 2016 года начислена зарплата в сумме 300 000 руб. Сумма НДФЛ – 39 000 руб. Зарплата выплачена 5 апреля 2016 года.

Показатели для заполнения формы 6-НДФЛ за I квартал 2016 года представлены в таблице:

В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2016 года эти показатели отражены следующим образом.

Раздел 1

В разделе 1 бухгалтер показал:
– по строке 020 – начисленную зарплату за январь–март 2016 года – 700 000 руб.;
– по строке 040 – сумму исчисленного налога с зарплаты за январь–март – 91 000 руб. (700 000 руб. × 13%);
– по строке 070 – сумму удержанного налога с зарплаты за январь–февраль – 52 000 руб. (400 000 руб. × 13%).

Зарплату за декабрь 2015 года в сумме 100 000 руб., НДФЛ с этой зарплаты, а также сумму удержанного НДФЛ с зарплаты за март 2016 года в разделе 1 бухгалтер не отразил.

Раздел 2

В разделе 2 бухгалтер показал:
– сумму выплаченной зарплаты и удержанного НДФЛ за декабрь 2015 года;
– сумму выплаченной зарплаты и удержанного НДФЛ за январь–февраль 2016 года.

Зарплату, начисленную за март 2016 года, и налог с этой зарплаты в разделе 2 за I квартал бухгалтер не указывал.

Построчное заполнение раздела 2 за I квартал 2016 г.

По зарплате за декабрь 2015 года:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 31.12.2015;
– 110 «Дата удержания налога» 12.01 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 13.01.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 100 000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 13 000 руб.

По зарплате за январь 2016 года:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 31.01.2016;
– 110 «Дата удержания налога» 02.02 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 03.02.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 200 000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 26 000 руб.

По зарплате за февраль 2016 года:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 29.02.2016;
– 110 «Дата удержания налога» 03.03 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 04.02.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 200 000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 26 000 руб.

Поскольку зарплату за март выплатили в апреле и, соответственно, в этом же месяце удержали налог, эти показатели бухгалтер отразит в разделе 2 расчета за полугодие.

Построчное заполнение раздела 2 за полугодие 2016 г.

По зарплате за март 2016 года:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 31.03.2016;
– 110 «Дата удержания налога» 05.04 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 06.04.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 300 000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 39 000 руб.

Пример заполнения 6-НДФЛ

Пример составления расчета по форме 6-НДФЛ

АО «Альфа» в I квартале 2016 года начисляла зарплату 27 сотрудникам:

  • за январь 2016 года – 1 876 570 руб. Сумма НДФЛ – 240 156 руб. Дата фактического получения дохода – 31 января 2016 года (последний день месяца, за который начисляют зарплату), дата удержания НДФЛ – 1 февраля 2016 года (день выплаты зарплаты), срок перечисления НДФЛ – 2 февраля 2016 года (день, следующий за днем выплаты дохода), фактический день перечисления НДФЛ – 1 февраля 2016 года;
  • за февраль 2016 года – 1 984 556 руб. Сумма НДФЛ – 254 194 руб. Дата фактического получения дохода – 29 февраля 2016 года (последний день месяца, за который начисляют зарплату), дата удержания НДФЛ – 2 марта 2016 года (день выплаты зарплаты), срок перечисления НДФЛ – 3 марта 2016 года (день, следующий за днем выплаты дохода), фактический день перечисления НДФЛ – 2 марта 2016 года;
  • за март 2016 года – 1 783 894 руб. Сумма НДФЛ – 228 108 руб. Дата фактического получения дохода – 31 марта 2016 года (последний день месяца, за который начисляют зарплату), дата удержания НДФЛ – 1 апреля 2016 года (день выплаты зарплаты), срок перечисления НДФЛ – 2 апреля 2016 года (день, следующий за днем выплаты дохода), фактический день перечисления НДФЛ – 1 апреля 2016 года.

Одному из сотрудников в марте был начислен доход в виде материальной выгоды (беспроцентный заем) в размере 56 000 руб. Сумма НДФЛ – 19 600 руб. (по ставке 35%). Однако полностью удержать НДФЛ с этой суммы из зарплаты сотрудника организация не смогла. Неудержанная сумма налога составила 7600 руб. Дата фактического получения дохода – 31 марта 2016 года (последний день каждого месяца в течение срока, на который был предоставлен заем), дата удержания НДФЛ – 1 апреля 2016 года (день выплаты зарплаты за март), срок перечисления НДФЛ – не позднее 2 апреля 2016 года (день, следующий за днем выплаты зарплаты), фактический день перечисления НДФЛ – 1 апреля 2016 года.

Помимо зарплаты сотрудникам, «Альфа» начисляла дивиденды двум иностранным акционерам за 2015 год. Общая сумма дивидендов составила 45 060 руб. (с учетом налога). Дата фактического получения дохода – 5 марта 2016 года (день выплаты), дата удержания НДФЛ – 5 марта 2016 года, срок перечисления НДФЛ – 6 марта 2016 года, фактический день перечисления НДФЛ – 5 марта 2016 года.

29 апреля 2016 года бухгалтер «Альфы» подал расчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по местонахождению организации.

Как сдать 6-НДФЛ

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде по ТКС. На бумажных носителях расчеты можно сдать в единственном случае – если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц – получателей доходов – было меньше 25 человек.

Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:

– подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;
– отправили по почте с описью вложения;
– спецоператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.

Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ и пунктов 5.1–5.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Уточненный расчет

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ подавайте обязательно, если после сдачи первичного расчета:

  • изменились данные о суммах доходов и налога (например, налог был пересчитан);
  • обнаружили ошибки в первичном расчете.

На титульном листе в строке «Номер корректировки» проставьте «001» при сдаче первого уточненного расчета, «002» – второго и так далее. Об этом сказано в пункте 2.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Ситуация: как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов

Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном – зависит от того, когда обнаружили ошибку.

Ошибку допустили и исправили в одном и том же квартале. Расчет 6-НДФЛ сдают по окончании квартала. Поэтому если в том же квартале ошиблись, то в отчете укажите суммы доходов и НДФЛ уже пересчитанные, правильные. Особым образом отражать корректировку не нужно. Такого требования нет в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450. В учете ошибку поправьте тем месяцем, когда ее допустили.

Ошибку обнаружили после закрытия отчетного квартала. В этом случае придется составить уточненный расчет. Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ, например в мае. В этом случае подайте уточненный расчет за I квартал.

В бухучете излишне начисленный доход и излишне удержанную сумму НДФЛ сторнируйте в том месяце, когда исправили ошибку.

Пример, как заполнить 6-НДФЛ, если организация уменьшила в учете ошибочно начисленный доход

Бухгалтер организации «Альфа» 15 января 2016 года начислил Кондратьеву А.С. отпускные в сумме 2000 руб. В этот же день бухгалтер удержал НДФЛ в размере 260 руб. (2000 руб. × 13%). Сумма налога с отпускных перечислена в бюджет 29 января 2016 года.

10 марта 2016 года бухгалтер обнаружил, что Кондратьеву была начислена лишняя сумма отпускных. По расчету Кондратьеву полагается не 2000 руб., а только 1200 руб. А НДФЛ, который нужно удержать из этой суммы, – 156 руб. (1200 руб. × 13%). Бухгалтер уведомил Кондратьева об ошибке. Сотрудник согласился, и излишне выплаченную сумму отпускных удержали из его зарплаты за март.

Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.

В учете организации сделаны следующие записи:

В январе:

Дебет 20 Кредит 70
– 2000 руб. – начислены отпускные Кондратьеву;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 260 руб. – удержан НДФЛ из отпускных;

Дебет 70 Кредит 50
– 1740 руб. – выданы отпускные из кассы;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 260 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.

В марте:

Дебет 20 Кредит 70
– 800 руб. (2000 руб. – 1200 руб.) – сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 104 руб. (800 руб. × 13%) – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
– 696 руб. – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;

Дебет 20 Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за март;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 2600 руб. – удержан НДФЛ из зарплаты за март;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 696 руб. – удержаны излишне выплаченные отпускные (по заявлению Кондратьева).

Зарплата за март выдана в апреле 2016 года. В учете сделаны записи:

Дебет 70 Кредит 50
– 16 704 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. – 696 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву с учетом удержаний;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 2496 руб. (2600 руб. – 104 руб.) – перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за март за вычетом излишне перечисленной суммы НДФЛ с отпускных.

Заполняя форму 6-НДФЛ за I квартал, бухгалтер отразил данные по отпускным Кондратьева в январе:

В разделе 1 по строкам:

  • 020 «Сумма начисленного дохода» 1200 руб.;
  • 040 «Сумма исчисленного налога» 156 руб. (1200 руб. × 13%);
  • 070 «Сумма удержанного налога» 156 руб.

В разделе 2 по строкам:

  • 100 «Дата фактического получения дохода» 15.01.2016;
  • 110 «Дата удержания налога» 15.01 2016;
  • 120 «Срок перечисления налога» 31.01.2016;
  • 130 «Сумма фактического полученного дохода» 1200 руб.;
  • 140 «Сумма удержанного налога» 156 руб.

Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента. Поэтому, перечисляя НДФЛ за март, бухгалтер учел переплату января.

Ситуация: как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, доначисленные из-за пересчета среднего заработка

Доначисленную сумму отпускных в форме 6-НДФЛ укажите как отдельную выплату.

Допустим, бухгалтер не включил в расчет среднего заработка какую-то выплату. Не учел годовую премию, начисленную уже после начала отпуска. В этом случае сумму отпускных нужно пересчитать и разницу доплатить сотруднику. А не позднее последнего дня того же месяца направить в бюджет НДФЛ с доплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример, как отразить в расчете 6-НДФЛ доплату по отпускным

Сотрудник уходит в отпуск 2 февраля 2016 года. Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме 100 000 руб. Отпускные выплатили сотруднику 27 января 2016 года в сумме 87 000 руб. НДФЛ в сумме 13 000 руб. перечислили в бюджет 29 января 2016 года.

1 февраля бухгалтер сделал перерасчет отпускных с учетом годовой премии. В результате величина среднего заработка увеличилась. Бухгалтер пересчитал отпускные.

Сумма доплаты составила 5000 руб. Сумма НДФЛ с доплаты – 650 руб. Доплату в размере 4350 руб. (5000 руб. – 650 руб.) бухгалтер выплатил сотруднику 2 февраля 2016 года. НДФЛ в сумме 650 руб. перечислен в бюджет 26 февраля.

В расчете 6-НДФЛ за I квартал бухгалтер отразил отпускные так.

В разделе 1 по строкам:

– 020 «Сумма начисленного дохода» 105 000 руб.;
– 040 «Сумма исчисленного налога» 13 650 руб. (105 000 руб. × 13%);
– 070 «Сумма удержанного налога» 13 650 руб.

В разделе 2 по строкам:

Основная сумма отпускных:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 27.01.2016;
– 110 «Дата удержания налога» 27.01 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 31.01.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 100 000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 13 000 руб.

Доплата отпускных по результатам перерасчета:

– 100 «Дата фактического получения дохода» 02.02.2016;
– 110 «Дата удержания налога» 02.02 2016;
– 120 «Срок перечисления налога» 29.02.2016;
– 130 «Сумма фактического полученного дохода» 5000 руб.;
– 140 «Сумма удержанного налога» 650 руб.

Реорганизация и ликвидация

При реорганизации или ликвидации расчет по форме 6-НДФЛ нужно подать за период от начала года до дня реорганизации (ликвидации).

На титульном листе в строке «Период представления (код)» проставьте один из кодов:

  • 51 – расчет за I квартал,
  • 52 – расчет за полугодие,
  • 53 – расчет за девять месяцев,
  • 90 – расчет за год.

Это следует из пункта 2.2 Порядка и Приложения 1 к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Ответственность

Налогового агента могут оштрафовать, если он:

  • не сдал расчет по форме 6-НДФЛ,
  • сдал расчет с опозданием,
  • привел в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения.

В первых двух случаях размер штрафа составит 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Если налоговый агент – организация, оштрафуют должностных лиц организации, например ее руководителя.

Штраф за каждый расчет с недостоверными сведениями – 500 рублей. Но его можно избежать, если вы успели обнаружить ошибку и подать уточненный расчет до того, как ошибку нашли инспекторы. Об этом сказано в статье 126.1 Налогового кодекса РФ.

Помимо налоговых штрафов, должностным лицам организации (например, руководителю) может быть назначен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, за несвоевременное представление расчетов 6-НДФЛ налоговая инспекция вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Предприниматели, адвокаты, нотариусы к административной ответственности не привлекаются (ст. 15.3 КоАП РФ).

admin

Vivamus vel sem at sapien interdum pretium. Sed porttitor, odio in blandit ornare, arcu risus pulvinar ante, a gravida augue justo sagittis ante. Sed mattis consectetur metus quis rutrum. Phasellus ultrices nisi a orci dignissim nec rutrum turpis semper.