Как гражданину оформить своего работника

Как гражданину оформить своего работника

Иван Шкловецзаместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Планируете нанять няню, шофера, повара или домработницу? Или директор попросил вас оформить его «личного» работника? В этой рекомендации мы расскажем о том, как гражданину принять человека на работу и потом правильно расторгнуть с ним договор.

Чтобы оформить личного наемного работника, действуйте по порядку:
– проверьте документы будущего работника;
– заключите трудовой договор;
– зарегистрируйте договор в муниципалитете;
– встаньте на учет в фонды;
– получите СНИЛС для работника, если его нет;
– ежемесячно рассчитывайте страховые взносы и перечисляйте их в бюджет;
– ежеквартально сдавайте в фонды отчеты.

Какие документы запросить

Прежде чем оформить работника, у него нужно проверить документы. Какие именно – зависит от того, россиянин он или иностранец.

Какие документы проверить у гражданина России

У будущего работника-россиянина попросите:
– паспорт РФ;
– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), если такого свидетельства нет – оформите;
– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – если работа требует таковых.
Эти документы названы в статье 65 Трудового кодекса РФ. В списке еще есть трудовая книжка, военный билет, справка о судимости, но работодателю-физлицу они не нужны.

Какие документы проверить у иностранца

Когда принимаете на работу иностранца, запросите у него:
– национальный паспорт;
– свидетельство СНИЛС, если его нет – оформите;
– документы об образовании и квалификации;
– договор (полис) добровольного медицинского страхования, который действует в России. Либо сами заключите с медицинской организацией договор о платном медобслуживании своего работника;
– патент, вид на жительство или разрешение на временное проживание – если такие документы нужны.

Это требование статей 65, 327.3 Трудового кодекса РФ.

Какой документ должен предъявить иностранец – патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, – зависит от его статуса. Как определить статус иностранца, читайте в рекомендации: Как оформить прием на работу сотрудника-иностранца. Например, у временно пребывающих безвизовых иностранцев должен быть патент. Если же временно пребывающий иностранец – гражданин страны ЕАЭС, патент ему не нужен. Если иностранец временно проживает в России – он должен предъявить разрешение на временное проживание. Подробнее об этом читайте в рекомендациях:

  • Как принять на работу иностранца, который прибыл в Россию в безвизовом порядке и имеет статус временно пребывающего;
  • Как принять на работу иностранца, проживающего в России временно или постоянно.

Как заключить трудовой договор с работником

После того как вы проверили документы работника, заключите с ним трудовой договор. Но сначала проверьте, можете ли вы заключать его от своего имени. Если действуете по поручению директора, убедитесь, что такое право есть у него.

Кто вправе заключить трудовой договор

Заключить трудовой договор может полностью дееспособный гражданин 18 лет и старше. Граждане, которые не соответствуют этим требованиям, могут стать работодателями только при определенных условиях. Они перечислены в статье 20 Трудового кодекса РФ.

Как составить трудовой договор

Трудовой договор составьте в письменной форме в трех экземплярах (один экземпляр – вам, второй – работнику, а третий – в муниципалитет). Договор может быть срочный или бессрочный. Случаи, когда заключают срочный трудовой договор, перечислены в таблице.

В трудовом договоре пропишите обязательные условия. Они перечислены в таблице.

Обязательное условие трудового договора Что указать
Место работы Адрес, где работник будет трудиться. Как правило, это адрес проживания работодателя
Трудовая функция Обязанности работника
Дата начала работы Дата, с которой работник приступит к своим обязанностям
Срок действия договора (только для срочных) Дата начала и окончания срочного договора
Условия труда на рабочем месте В каких условиях будет работать человек: нормальные, опасные или вредные
Оплата труда Размер оклада, тарифной ставки, надбавки, премии, сроки выплаты зарплаты
Рабочее время График работы, например:
– фиксированный рабочий режим (к примеру, с 9 до 18);
– гибкий рабочий график;
– сменный режим.При этом учитывайте, что продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов в неделю. А для некоторых категорий работников продолжительность сокращенная:
– для работников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю;
– для работников в возрасте от 16 до 18 лет – не более 35 часов в неделю;
– для работников – инвалидов I или II группы – не более 35 часов в неделю
Время отдыха 1. Право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

2. Право работника на дополнительный оплачиваемый отпуск, например, в районах Крайнего Севера и приравненных к нему областях (ст. 116 ТК РФ).

3. Условие о том, когда у работника возникает право на отпуск в первый год работы. По общему правилу работник может уйти в отпуск только после шести месяцев непрерывной работы. Но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск можно предоставить и раньше. Это предусмотрено статьей 122 Трудового кодекса РФ.

4. Возможность предоставить отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам (ст. 128 ТК РФ)

Социальное страхование Условие о том, что работник подлежит социальному страхованию и имеет право на получение пособий по социальному страхованию
Расторжение трудового договора 1. Сроки уведомления работника о предстоящем увольнении.

2. Дополнительные основания для расторжения трудового договора (кроме тех, которые указаны в ст. 77 ТК РФ).

Помимо общих причин для прекращения договора вы вправе прописать дополнительные (ст. 307 ТК РФ). Например, расторгнуть трудовой договор можно, когда работник:
– небрежно обращается с вашим имуществом или членами семьи;
– распространяет сведения, которые порочат вашу честь и достоинство;
– бесчестно ведет себя;
– угрожает, оскорбляет вас и членов семьи;
– в случае длительной нетрудоспособности работника.

Также пропишите в трудовом договоре:
– срок предупреждения об увольнении;
– размеры компенсационных выплат при увольнении и случаи их выплаты

Если на работу принимаете иностранца, помимо общих обязательных условий дополнительно укажите в трудовом договоре:
– реквизиты патента, разрешения на работу или вида на жительство (если такие документы требуются);
– условие о медицинском страховании – для временно пребывающих сотрудников.
Это предусмотрено статьей 327.2 Трудового кодекса РФ.

Также в договоре можно прописать другие дополнительные условия, если они не ухудшают положение работника. Это следует из статей 57, 303 Трудового кодекса РФ.

Внимание: работодатель-физлицо не имеет права заводить трудовые книжки или делать записи в них. Период работы у работодателя-«физика» подтверждает письменный трудовой договор. Об этом сказано в статье 309 Трудового кодекса РФ.

Как зарегистрировать трудовой договор

Трудовой договор со своим работником зарегистрируйте (ч. 4 ст. 303 ТК РФ). Чтобы узнать, как зарегистрировать договор и какие нужны документы, обратитесь в муниципалитет по своему местожительству.

Правила регистрации договора в каждом муниципалитете свои. Например, в муниципальном образовании Свиблово г. Москвы правила регистрации договора установлены решением Муниципального собрания внутригородского муниципального образования Свиблово в городе Москве от 26 февраля 2009 г. № 2/8. По этим правилам для регистрации трудового договора нужны:

  • заявление о регистрации трудового договора;
  • подлинник трудового договора в трех экземплярах;
  • оригинал и копия паспорта работодателя;
  • копия паспорта работника;
  • разрешение на то, чтобы привлечь иностранного работника и разрешение на работу.

Скорее всего, в других муниципалитетах перечень документов такой же. Но могут потребовать и дополнительные бумаги.

Форму заявления о регистрации каждый муниципалитет разрабатывает самостоятельно. Если стандартного бланка нет, составьте его в произвольной форме. Платить за регистрацию договора не нужно.

О том, что вы заключили трудовой договор, уведомьте миграционную службу. Подробнее об этом см.:
– Как принять на работу иностранца, который прибывает в Россию в безвизовом порядке и имеет статус временно пребывающего;
– Как принять на работу иностранца, проживающего в России временно или постоянно.

Что грозит, если трудовой договор не заключить

Если не заключите трудовой договор, то нарушите трудовое законодательство. За это предусмотрены административные штрафы (п. 3 ст. 5.27 КоАП РФ). Однако эти санкции касаются юрлиц, предпринимателей и сотрудников организаций. Для физлиц – не бизнесменов ответственности нет. Также не оштрафуют, если не уведомить муниципалитет о договоре с работником.

Как встать на учет в ПФР и ФСС

Человек, который заключил трудовой договор со своим работником, обязан встать на учет в отделения ФСС России и Пенсионного фонда РФ по своему местожительству. Это нужно, чтобы с зарплаты работника платить страховые взносы и сдавать по ним отчеты. Зарегистрируйтесь в фондах не позднее 30 календарных дней с даты трудового договора. Это следует из пункта 3 части 1 статьи 2.1, пункта 3 части 1 статьи 2.3 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, подпункта 1 пункта 1 статьи 6, абзаца 5 пункта 1 статьи 11 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, абзаца 7 статьи 3, подпункта 3 пункта 1 статьи 6 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Какие подать документы для регистрации в фондах
Разобраться в списке документов, которые нужно подать на регистрацию в фонды, поможет таблица.

Фонд Какие документы подать Основание
Пенсионный фонд РФ 1. Заявление по форме, утвержденной постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 13 октября 2008 г. № 296п.
2. Копии документов:
– паспорта работодателя;
– ИНН (при наличии);
– трудового договора с работником
Абзац 5 пункта 1 статьи 11 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, пункт 22 Административного регламента, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13 октября 2008 г. № 296п
ФСС России 1. Заявление по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 25 октября 2013 г. № 574н.

2. Копии документов:
– паспорта работодателя;
– трудового договора

Пункты 7, 11 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 29 апреля 2016 г. № 202н
ФОМС Никакие документы подавать не нужно. Все бумаги в ФОМС направит Пенсионный фонд РФ Часть 4 статьи 17 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ

Как получить СНИЛС для работника

Принимая на работу человека, попросите у него СНИЛС. Если свидетельства нет, оформите его – это ваша обязанность (ст. 303 ТК РФ). Как правило, это случаи, когда человек устраивается на работу впервые. Но, возможно, человек потерял свидетельство. Или его нужно обновить, так как изменились личные данные.

Чтобы оформить СНИЛС, обратитесь в Пенсионный фонд РФ по местожительству. О том, как это сделать и какие документы оформить, – читайте в рекомендации: Как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство.

Как считать страховые взносы и перечислять в бюджет

С зарплаты работника придется платить страховые взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Как рассчитать страховые взносы в фонды

Взносы рассчитайте так:
– в ПФР

Сумма страхового взноса в ПФР за отчетный период = Облагаемая база за отчетный период × Тариф страхового взноса в ПФР

– в ФСС России на социальное страхование

Сумма страхового взноса в ФСС России за отчетный период = Облагаемая база за отчетный период × Тариф страхового взноса в ФСС России

– в ФСС России на страхование от несчастных случаев

Сумма страхового взноса на страхование от несчастных случаев = Облагаемая база за отчетный период × Тариф страхового взноса на страхование от несчастных случаев

– в ФОМС

Сумма страхового взноса в ФОМС за отчетный период = Облагаемая база за отчетный период × Тариф страхового взноса в ФОМС
Платеж по страховым взносам за текущий месяц = Платеж по страховым взносам, начисленный за отчетный период Платеж по страховым взносам, начисленный с начала года по предыдущий месяц включительно

Такие правила определения размера ежемесячного платежа по страховым взносам следуют из части 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 5 статьи 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Что включить в облагаемую базу

Облагаемая база – это сумма выплат работнику, на которые нужно начислить страховые взносы. В нее включите зарплату, премии, надбавки, доплаты, которые предусмотрены трудовым договором, начисленные сотруднику за каждый месяц.

Не нужно включать в облагаемую базу выплаты, перечисленные в статье 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Например, не облагается взносами материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи или рождением ребенка.

Тарифы страховых взносов для всех иностранцев, кроме временно пребывающих, не являющихся гражданами ЕАЭС:
– в Пенсионный фонд РФ – 22 процента;
– в ФСС России – 2,9 процента;
– в ФФОМС – 5,1 процента.

Если принимаете на работу временно пребывающего иностранца не из стран ЕАЭС, тарифы будут другие:
– в Пенсионный фонд РФ – 22 процента;
– в ФСС России – 1,8 процента;
– в ФФОМС – 0 процентов.

По страхованию от несчастных случаев тариф присваивает ФСС России. Этот тариф можно посмотреть в уведомлении, которое вам направит ФСС России (п. 1 ст. 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, подп. 4 п. 14 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 29 апреля 2016 г. № 202н).

Как перечислять страховые взносы в бюджет

Страховые взносы перечисляйте в бюджет не позднее 15-го числа следующего месяца. Если срок выпал на выходной, нерабочий или праздничный день, перечислите страховые взносы в следующий за ним рабочий. Сумму перечисляйте в рублях и копейках, не округляя. Такой порядок установлен частями 5 и 7 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Как отчитываться в ПФР и ФСС

По страховым взносам, которые вы начислили за работника, нужно отчитаться в Пенсионный фонд РФ и в соцстрах.

Какие отчеты нужно сдавать в фонды

В Пенсионный фонд РФ и ФСС России надо сдавать отдельные отчеты.

В Пенсионный фонд РФ:
– форма РСВ-1 ПФР, утвержденная постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п;
– форма СЗВ-М.

В ФСС России – расчет по форме 4-ФСС, утвержденной приказом ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59.

Как заполнять

Расчеты заполняйте так же, как это делают организации-работодатели. Подробнее об этом см.:
Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М
Как составить и сдать расчет взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР)
Как составить и сдать расчет взносов на обязательное социальное страхование и страхование от несчастных случаев (форма 4-ФСС)

В расчетах РСВ-1 ПФР и 4-ФСС разница будет лишь в титульном листе. Там вместо наименования организации укажите свои фамилию, имя и отчество. Не надо заполнять строки, которые только для организаций. Например, КПП, код по ОКВЭД, ОГРН (ОГРИП).

Вот фрагменты титульных листов для обоих расчетов:
– РСВ-1 ПФР

– 4-ФСС

Как сдать

Работодатель-«физик» сдает отчеты в фонды в те же сроки и в той же форме, что и организации. Подробнее смотрите в рекомендациях:

Каким способом можно сдавать форму 4-ФСС;
Когда сдавать форму 4-ФСС;
Каким способом сдавать форму РСВ-1 ПФР;
Когда сдавать расчет взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форму РСВ-1 ПФР);
Каким способом сдавать форму СЗВ-М;
Когда сдавать сведения о сотрудниках по форме СЗВ-М.

Надо ли удерживать НДФЛ

НДФЛ с зарплаты работника удерживать и перечислять в бюджет вы не должны. Ваш работник должен сам заплатить налог в бюджет и сдать налоговую декларацию в инспекцию (подп. 1 п. 1 ст. 228, п. 1 ст. 226 НК РФ).

На период 2017–2018 годов личные работники могут не платить налог с доходов. Для этого они должны встать на спецучет в налоговую инспекцию. Льгота действует для граждан, которые не привлекают наемников и оказывают услуги по перечню из пункта 70 статьи 217 Налогового кодекса РФ (п. 70 ст. 217 НК РФ и п. 13 ст. 13 Закона от 30 ноября 2016 № 401).

Как прекратить трудовые отношения

Что делать, если решили уволить работника или срок договора закончился? Порядок действий такой.

1. Уведомите работника о предстоящем увольнении в письменной форме под подпись. Сделайте это в сроки, которые вы предусмотрели в трудовом договоре. Например, за две недели до увольнения. Уведомление составьте в произвольной форме.

2. Выплатите работнику:
– зарплату за последний отработанный месяц (полный или неполный);
– другие положенные выплаты. Например, компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

3. Составьте и сдайте в фонды отчеты за последний период. Например, если сотрудник уволился в августе, последний отчетный период – девять месяцев.

4. Снимитесь с учета в фондах.

Фонд Какие документы подать Когда Основание
Пенсионный фонд РФ Заявление по форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13 октября 2008 г. № 296п Срок не установлен Пункт 26 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13 октября 2008 г. № 296п
ФСС России Заявление по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 25 октября 2013 г. № 574н Срок не установлен Пункт 22 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 29 апреля 2016 г. № 202н
ФОМС Никакие документы подавать не нужно. Все бумаги в ФОМС направит Пенсионный фонд РФ Часть 4 статьи 17 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ

5. Уведомите муниципалитет о том, что расторгли трудовой договор. Порядок уведомления тот же, что и при регистрации договора. Если вы расторгаете трудовой договор с иностранцем, уведомьте еще и миграционную службу.

 

Связанные статьи

Комментарии закрыты